Gestionnaire formation (H/F)

Notre client, un organisme intervenant dans le cadre du financement de la formation professionnelle recherche dans le cadre d'une mission d'intérim de 5 mois :

1 Gestionnaire Formation H/F
Horaires : 37h + 1 RTT /mois
Rémunération : 2045 ? brut mensuel


Dans le cadre de votre mission, vos tâches seront scindées en différents volets :

Volet instruction

- Informer les entreprises et/ou les OF et CFA sur l'état d'avancement du traitement de leurs dossiers
- Contribuer à la relation client avec l'entreprise afin de traiter les demandes de prise en charge
- Assurer la relation avec les OF/CFA afin de traiter les dossiers et assurer les relances nécessaires pour la complétude des dossiers (par mail ou téléphone)
- Assurer la prise d'appels téléphoniques afin de répondre aux adhérents de son périmètre, les accompagner dans leurs démarches ou orienter vers le Conseiller Formation si besoin.
- Consolider les données nécessaires à la réalisation des appels à versement volontaire et les transmettre à l'entreprise.
- Veiller à la qualité et la conformité des dossiers et des données, dans le respect des décisions du Conseil d'Administration, des règles et des dispositifs en vigueur et des process associés.
- Identifier, les situations anormales et les corriger dans la limite de ses prérogatives.
- Contribuer à l'élaboration et au suivi des reporting d'activité des entreprises.
- Assurer en relation avec son binôme Conseiller Formation la mise à jour des différents référentiels.

Volet règlement

- Analyser, traiter et contrôler, à l'aide des outils et interfaces en place, les pièces justificatives nécessaires au règlement (facture, certificats de réalisation, feuilles d'émargement, etc )
- S'assurer de la conformité des données du référentiel (IBAN, assujettissement à la TVA) et mener les actions correctives si nécessaire.
- Suivre les fonds disponibles des entreprises adhérentes pour régler les factures, effectuer les relances nécessaires au règlement des appels de fonds et alerter son binôme CF en cas d'anomalie.
- Assurer les relances nécessaires pour la complétude des factures à l'aide des outils en place et renseigner les entreprises et les OF/CFA sur la facturation et le paiement
- Enregistrer les règlements des versements volontaires, s'assurer de la cohérence des données
- Procéder à l'archivage informatique et au solde des dossiers.
Travail en binôme avec le(s) conseiller formation
- Participer occasionnellement, à l'initiative du Conseiller Formation et sous réserve de l'accord du manager, aux rencontres avec les entreprises pour faciliter la mise en ?uvre des dossiers et ancrer la relation partenariale.
- Garantir le déploiement opérationnel de l'Offre De Services développée par le Conseiller Formation.

Maintien du niveau de connaissances
- Partager, mutualiser l'information/compréhension et s'approprier collectivement les informations.
- Participer aux réunions Teams et d'équipe en présentiel, webinaires


Profil recherché :

Titulaire d'un BAC+ 3/5 dans le domaine des ressources humaines, vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire.
Vous maitrisez les outils informatiques (notamment Word, Excel et Powerpoint) et êtes à l'aise avec les nouveaux outils numériques de travail tels que Teams.
Vous disposez de qualités relationnelles et rédactionnelles.
Vous avez un sens des priorités et du service et un esprit d'équipe.

Horaires : 37H Travail en journée

Compétences

• Techniques pédagogiques - Souhaité
• Concevoir l'ingénierie de formation et les séquences pédagogiques - Souhaité
• Gérer la relation avec les fournisseurs, sous-traitants, prestataires - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 24540,00 Euros sur 12 mois