Gestionnaire en charge de la vie institutionnelle (réf.10882) (H/F)

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé.

Ce poste est à pourvoir au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles de Sorbonne Université.

Mission :

Rattaché ou rattachée au pôle vie institutionnelle de la Direction des affaires juridiques et institutionnelles, le ou la gestionnaire en charge de la vie institutionnelle est responsable du bon fonctionnement d'un conseil ou d'un comité de l'Université. Il ou elle suit le bon déroulement de l'instance. Il ou elle intervient en appui du secrétariat administratif d'un autre conseil ou comité. Il ou elle participe à l'organisation d'élections au sein de l'établissement. Il ou elle vient en soutien du juriste chargé de la vérification des arrêtés et délibérations.


Activités principales :

- Assurer l'organisation matérielle d'un conseil ou comité (planification, convocations, constitutions des dossiers, préparation des déroulés de séance, rédaction des relevés de délibérations, d'avis et des procès-verbaux, mise en ligne des documents)
- Veiller à l'exécution et à la diffusion des décisions de l'instance
- Instruire les demandes des membres de l'instance
- Alimenter et actualiser les données du pole vie institutionnelle
- Veiller à la bonne gestion du système d'archivage
- Participer à la préparation et à la mise en ?uvre de l'organisation administrative, juridique et matérielle des élections (élections professionnelles, élections des conseils centraux, etc.)
- Participer à la sécurisation des arrêtés et délibérations transmis au Pôle Vie institutionnelle et apporter les correctifs nécessaires
- Elle ou il est en lien direct avec le ou la responsable du pôle vie institutionnelle et travaille en équipe avec les chargé(e)s de la vie institutionnelle, bénéficie du concours et appui du pôle affaires juridiques de la Direction des affaires juridiques et institutionnelles de l'université pour toutes les affaires nécessitant une expertise spécialisée.
- Elle ou il interagit régulièrement avec les membres du conseil ou du comité et les directions métier, afin de garantir la coordination et le suivi du conseil ou du comité


Conditions particulières d'exercice :
- Disponibilité lors des réunions des instances et des élections de Sorbonne Université

Horaires : 37H04 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
• Connaissances des textes sur la fonction publique - Exigé
• Connaissances solides des textes législatifs - Exigé
• Culture juridique en droit public - Souhaité
• Maîtrise de l'environnement informatique - Souhaité
• code de l'éducation, le code de la recherche - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération A partir de 2002 € brut par mois