Gestionnaire des professeurs invités, personnels hébergés rech. (H/F)

Gestion et suivi des dossiers de professeurs invités
- Préparer les campagnes annuelles des professeurs invités
- Accompagner les enseignants-chercheurs et chercheurs dans le montage de leur dossier, les laboratoires dans la réalisation de la mission de
l'invité
- Extraire les données à partir de la plateforme dédiée, préparer les tableaux pour la commission ad hoc et pour la commission recherche
- Participer à la commission ad hoc, rédiger le compte-rendu
- Transmettre les décisions aux laboratoires (direction et gestionnaires), aux invitants
- Gérer des dossiers dans l'application « Professeurs visiteurs »
- Editer les lettres d'invitation et les procès-verbaux d'installation, les faire signer et en assurer une diffusion
- Assurer la gestion administrative des dossiers en collaboration avec les laboratoires de recherche en appliquant les procédures dédiées
- Etablir les bons de commandes de per diem sur Sifac
- Assurer le suivi des services faits des professeurs invités
- Assurer le suivi des paiements des per diem et des virements pour le transport
- Alimenter des tableaux de bord
- Assurer l'accueil des interlocuteurs internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Gestion administrative du comité d'éthique de la recherche
- Organisation du comité d'éthique de la recherche
- Appui administratif de ce comité
- Préparation des documents pour le CER
- Rédaction des comptes rendus des CER
- Gestion du registre des avis
- Archivage des activités du CER

Gestion des personnels hébergés recherche
- Saisir les données des personnels hébergés dans SIHAM
- Editer des badges professionnels
- Mettre à jour le tableau de suivi des personnels hébergés recherche

Qualité
- Appliquer la réglementation
- Participer au bon fonctionnement du service
- Appliquer la politique de qualité
- Respecter les procédure qualité
- Chercher régulièrement à améliorer l'organisation du service

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : plateforme des professeurs invités, SIHAM, SIFAC et les
logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Powerpoint

Horaires : 36H15 Travail en journée

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Souhaité
• Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité
• Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1926,00 Euros sur 12 mois