Gestionnaire des instances (H/F)

Description et missions de l'unité de travail
La direction des affaires générales juridiques et institutionnelles comprend le service juridique et la cellule institutionnelle. Chacun des services composant la DAGJI apporte soutien et accompagnement à l'ensemble de la communauté universitaire. Les missions de la direction des affaires générales juridiques et institutionnelles (DAGJI) sont celles de conseil (ex : service juridique), de pilotage (gestion des conseils et commissions, des statuts, des élections ).

Composition du service
Auprès de la directrice, la DAGJI comprend 2 services la cellule institutionnelle composée auprès du responsable de trois gestionnaires d'instance et du service juridique avec deux chargés d'études juridiques et du Délégué à la protection des données, responsable du service

Place de l'agent dans l'organigramme du service
L'agent est placé sous l'autorité hiérarchique du responsable de service (cellule institutionnelle)
L'agent est en relation fonctionnelle avec l'ensemble des agents de la DAGJI. La DAGJI est la direction référente pour toutes les questions institutionnelles et juridiques pour l'ensemble de la communauté universitaire et les partenaires (collectivités, tutelles, monde socio-économique...) de l'université.

Mission 1 : Organiser et gérer les instances relevant du périmètre de la direction des affaires générales, juridiques et institutionnelles (CA, CFVU, CR, CAC, Comité électoral consultatif, commission des statuts ) :
- Suivi du calendrier des instances
- Gestion de l'ordre du jour en lien avec les services et les composantes,
- Gestion de la préparation des dossiers inscrits à l'ordre du jour par les services et composantes,
- Gestion de l'instance et de son suivi (quorum, Mise en ligne des documents en lien avec les instances
- Secrétariat de séance et élaboration des procès-verbaux,
- Élaboration des délibérations et suivi du processus réglementaire associé (publication, transmission aux services du Rectorat ),

Mission 2 : Assurer la gestion et le suivi des décisions du Président prises sur délégation du CA
- Rédaction des décisions
- Suivi de leur régularité

Mission 3 : Assurer la mise en ?uvre et le suivi des élections
- Veiller au respect du calendrier de gestion des élections en lien avec son supérieur hiérarchique
-organiser les réunions liées aux élections
- Participer au suivi des actes liés aux élections,
- Préparation matérielle et logistique des élections
- Transmission des documents aux acteurs externes et/ou internes concernés

Mission 4 : Assurer le secrétariat de la cellule VDH
- Recueillir et gérer le signalement et proposition de rencontre
- Gérer les rendez-vous : gestion agendas et logistique du rendez-vous
- Assurer le suivi du compte-rendu (relecture, vérification de l'anonymat transmission à la victime pour validation, mise à disposition aux membres de la cellule)
- Organisation des réunions de la cellule VDH
- Définition de l'ordre du jour avec la vice-présidente
- Rédiger les comptes rendus de réunion
- Donner suite aux préconisations formulées par la cellule le cas échéant
- Participer aux réunions et évènements en lien avec l'activité de la cellule VDH

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Réaliser une recherche documentaire - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Souhaité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Confidentialité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1770,00 Euros sur 12 mois