Gestionnaire des déplacements et des missions (H/F)

L'Ecole Nationale Supérieure d'Architecture de Paris-La Villette (ENSAPLV) est un établissement public administratif, sous tutelle du ministère de la Culture,
Elle fait partie des 20 écoles d architecture habilitées en France. Elle assure les missions dévolues aux écoles d architecture, de la formation initiale à l échange des savoirs et pratiques au sein de la communauté scientifique et culturelle internationale.

Au sein du secrétariat général, l'agent.e est chargé.e des missions suivantes :

I/ Organisation et suivi des voyages pédagogiques et des missions des personnels

L'agent.e a en charge l'organisation et le suivi des déplacements professionnels : étudiants, enseignants, chercheurs, jurys - CDS, PFE, HMONP -, conférenciers invités et administratifs.

Il/elle effectue le suivi administratif et financier de diverses conventions.

A ce titre, le/la chargé.e des déplacements et des missions assure :

- La réception des demandes ;

- La collecte des documents nécessaires pour la constitution du dossier ;

- La vérification de la disponibilité budgétaire ;

- La relation avec l'agence de voyage pour les devis et les réservations ;

- La production des ordres de mission des personnels ;

- L'enregistrement des commandes dans l'outil comptable WINM9 (bon de commande, certification du service fait, liquidation, transmission du dossier à l'agence comptable) ;

- Le calcul des perdiem et/ou des frais réels pour les missions à l'étranger.

L'agent.e élabore des tableaux de suivi des voyages (suivi budgétaire en relation avec les services concernés scolarité, recherche et relations internationales), et comptes rendus réguliers à l'occasion des réunions des COPILs et des instances - CFVE et CRI).

II/ Organisation et suivi des réceptions pédagogiques

L'agent.e est en charge de l'organisation des réceptions liées aux manifestations pédagogiques : recherche de prestataires, passation des devis et des commandes et enregistrement dans l'outil WinM9

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Souhaité
• Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 2400,00 Euros sur 12 mois