Gestionnaire des assemblées (H/F)

MISSION : La / le gestionnaire des assemblées assure principalement, au sein d'une équipe de 2 agents, la préparation de toutes les instances municipales (bureau et conseil municipaux, commissions municipales, commission consultative des services publics locaux ) et la dématérialisation des procédures ; le suivi et le traitement de tous les actes officiels de la Commune ; la mise en forme des actes administratifs et leur publication et/ou affichage. Par ailleurs, la / le gestionnaire assiste le responsable du service dans la recherche documentaire juridique en vue de rédaction par le responsable de notes, veilles juridiques à l'attention des services, de la hiérarchie administrative ou à la demande des élus.

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Préparation des bureaux municipaux, commissions municipales et du conseil municipal : préparation avec les services et inscription des dossiers aux ordres du jour des instances ; suivi des calendriers des commissions, BM et CM ; préparation des comptes rendus de BM et CM ; réception des parapheurs/suivi des visas et suivi des corrections ; suivi des ordres du jour des BM et CM ; suivi du travail fait en commissions municipales - suivi des avis issus des commissions ; permanence les soirs de conseil 20h / 00h et des conseils municipaux.
- Dématérialisation des procédures : assistance du responsable de service dans la modernisation des outils de travail : développement d'un logiciel métier de gestion des délibérations, des arrêtés et décisions du maire ainsi que mise en ?uvre de la télétransmission des actes à l'Etat soumis au contrôle de légalité ; enregistrement des dossiers de manière dématérialisée - suivi des ordres du jour ; contrôle de l'enregistrement réalisé ; envoi des convocations et documents via le logiciel-métier ; envoi en préfecture des délibérations de manière dématérialisée - logiciel CDC Fast.
- Suivi et traitement de tous les actes officiels de la Commune (délibérations du CM, décisions et arrêtés du Maire) : informe et conseille les services sur les procédures à respecter ; recensement de tous les arrêtés municipaux, décisions municipales L 2122-22 CGCT et numérotage ; envoi de l'ensemble des documents à la préfecture de manière dématérialisée - logiciel CDC Fast ; préparation des arrêtés de délégation adjoints au Maire et des agents ayant reçu délégation ; participation à la rédaction d'actes juridiques.
- Publication et affichage légaux et réglementaires : des documents obligatoires des actes de la collectivité et de ceux de l'EPT Paris Est Marne & Bois ; tenir à jour le tableau des affichages légaux ; établir les certificats d'affichage.
- A titre plus secondaire, gestion administrative courante.

A SAVOIR SUR CE POSTE:
Horaires: 36h30/ hebdomadaires. 25 jours de CA + 9 jours de RTT
Disponibilité supplémentaire avant, pendant et post séance du conseil municipal ; exceptionnellement disponibilité supplémentaire à certaines séances du bureau municipal.
Prime annuelle. Restaurant d'entreprise.

PROFIL:
Titulaire du grade de Rédacteur ou d'un diplôme de niveau 5 permettant l'accès au concours externe de Rédacteur, ou d'une expérience professionnelle de 4 ans sur des missions équivalentes au cadre d'emplois cité permettant l'accès au 3ème concours de Rédacteur.
Expérience significative dans un service des assemblées d'une autre collectivité souhaitée.
Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat.
Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale et principalement le fonctionnement des instances.
Capacité d'initiative et d'analyse des situations.
Aisance relationnelle et esprit d'équipe.
Connaissance des différents écrits administratifs, circuits et procédures administratives.
Expression orale et écrite de qualité. Rigueur et sens de l'organisation.

Horaires : 36H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?
Rémunération Selon grille indiciaire