Gestionnaire Département Energie (H/F)

CentraleSupélec, Établissement Public à caractère scientifique, culturel et professionnel, constitué sous la forme d'un Grand Établissement est placé sous la tutelle conjointe du ministère de l Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche et du ministère de l'Économie, de l'Industrie et du Numérique.

Mission
Ce département compte 20 permanents (17 enseignants-chercheurs et 4 personnels administratif). Ce département participe au cursus Ingénieur CentraleSupélec en assurant des enseignements (cours magistraux, travaux dirigés) pour les trois années de ce cursus, l'encadrement de projets, et la mise en place et l'encadrement de travaux expérimentaux.
Le département est très impliqué dans la dominante « Energie » (ENE) avec la co-responsabilité de plusieurs séquences thématiques et de plusieurs cours électifs en 1ère et 2ème année. Le département participe également à la dominante « Vivant, Santé, Environnement » (VSE).
La gestionnaire de département assiste le Directeur ainsi que les enseignants dans l'organisation et la gestion du département. Il/elle est en charge de la gestion administrative (secrétariat, suivi des vacations), financière (commandes et missions) d'un ou plusieurs départements d'enseignement, et des missions liées à la scolarité (planification, organisation d'examens, ).

La gestionnaire de département facilite les échanges et le partage d'informations en assurant un rôle d'interface auprès des interlocuteurs internes notamment auprès des interlocuteurs de la scolarité et/ou externes.

Activités principales
Gestion de la scolarité :
- Récupération des sujets d'examens 3A et des copies à l'issue de l'examen pour remise aux enseignants
- Aide pour l'organisation des soutenances (projets...)
- Organisation des visites de site chez les partenaires, de séminaires et de forums.
- Participation à la gestion des emplois du temps avec les responsables de dominantes et mentions et en lien avec la scolarité. Participer à l'intégration dans l'outil Geode.
- Participation à la gestion du master Nuclear Energy (parcours NPO)
- Participation à la gestion de l'emploi du temps du mastère spécialisé MME.

Gestion des Vacations (pour les 3 années du cursus):
- Saisie des services faits et suivis des dossiers de vacations dans VACATAIRE
- Suivi des paiements.
- Organisation du déplacement des vacataires :
- Définition des horaires, réservation des billets, préparation des notes de frais, lien avec les vacataires jusqu'à leur intervention...
- Transmissions des salles et des listes d'élèves aux vacataires.

Gestion Financière :
- Saisie et suivi des ordres de mission,
- Saisie et suivi des commandes (devis, bon de commande, relances fournisseurs, ),
- Réception des commandes et attestation de service fait,
- Suivi des budgets (Département, CEI, ).
- Suivi des CEI (création des fiches accords avec les conventions et transmission à la DR)

Secrétariat :
- Être l'interlocuteur privilégié des services supports de l'école,
- Traitement des demandes du Directeur de département et des enseignants permanents ou non-permanents,
- Organisation des déplacements du Directeur de département, des enseignants et des élèves (hébergement, transport),
- Accueil des nouveaux enseignants (charte informatique, demande de badge, ),
- Réservation des places de parking pour les vacataires,
- Expression des demandes de création de compte informatique,
- Participation à des réunions / comités relatifs à la gestion du département,
- Gestion des archives.

Compétences opérationnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (excel, word, powerpoint) et des logiciels spécifiques (GEODE, SIFAC, ACADEM, NOTILUS, ).
- Connaissance de la règlementation publique relative aux commandes et aux missions.
- Connaissance fonctionnement et de l'organisation des établissements d'enseignement supérieur.
- Anglais (niveau A2 / B1 - intermédiaire)

Compétences comportementales
- Qualités rédactionnelles, savoir-faire un retour sur son activité
- Compétences organisationnelles
- Ethique / intégrité,confidentialité
- Sens du service public, rigueur et capacité à hiérarchiser.
- Réactivité et adaptabilité.
- Esprit de synthèse et d'initiative.
- Capacité à travailler en équipe

Horaires : 38H50 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?
Rémunération Annuel de 24000,00 Euros à 28000,00 Euros sur 12 mois