Gestionnaire de scolarité IFSI (UFR Santé) (H/F)

Créée en 1991, l'UVSQ est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au c?ur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre fondateur de l'Université Paris-Saclay.

UNIVERSITE VERSAILLES ST-QUENTIN-EN-YVELINES
UFR de médecine Simone Veil-Santé (Montigny)

Activités principales :
L'agent exécute des fonctions de Gestionnaire scolarité au sein de la Cellule IFSI (institut de formation en soins infirmiers) sous la responsabilité de la responsable scolarité.
A ce titre il exécute un ensemble de tâches qui concourent au bon fonctionnement de l'année universitaire des étudiants IFSI préparant leur grade Licence en formation en soins infirmiers.
Il est en relation permanente avec les 8 IFSI ainsi que les interlocuteurs internes et externes de l'UFR.
Il travaille en binôme avec la gestionnaire de scolarité de la cellule IFSI et les enseignants responsables. Par ailleurs, il participe aux activités et évènements majeurs de l'UFR, en collaboration avec les collègues du service scolarité et de l' UFR SVS.

Mission 1 : SECRETARIAT CLASSIQUE
- Accueil Téléphonique + Physique (Etudiants + enseignants)
- Informations sur les procédures administratives, l'organisation pédagogique et sur la vie étudiante
- Organisation des différentes réunions et compte-rendu avec les directeurs d'IFSI, les enseignants et instances et partenaires impliqués (ARS, IDF, IFSI).
- Création de bilans et statistiques annuels à des fins diverses (financières, pédagogiques, règlementaires)
- Réalisation et mise à jour d'un livret d'accueil
- Réalisation et mise à jour de fiches d'information (communication web et papier)
- Archivage

Mission 2 : SUIVI DES ENSEIGNEMENTS
- Suivi des inscriptions administratives : vérification des pièces justificatives
- Contrôle des inscriptions pédagogiques
- Coordination des programmes de cours réalisés par les enseignants
- Organisation de l'emploi du temps
- Déplacement chez les partenaires pour présentations des procédures et de l'UVSQ
- Préparation des examens et de leur déroulement
- Suivi des sujets et des examens sur SIDES ou sur papier
- Elaboration des Procès-Verbaux d'examens,
- Organisation des consultations de copies
- Saisie des résultats dans APOGEE
- Suivi et contrôle des supports de cours dématérialisés
- Intégration des cours sur Moodle : mise en ligne des cours + annonces aux étudiants
- Mise à jour des MC2C
- Lancement de l'édition des diplômes de grade licence

Mission 3 : SUIVI DU PARTENARIAT AVEC L'ERIADE
- Suivi du partenariat, lien administratif et pédagogique avec l'Ecole Régionale des Infirmiers anesthésistes de l'Hôpital de Poissy-Saint-Germain au sein de l'UFR.

Mission 4 : SUIVI DE LA COMMISSION DE SUIVI ANNUELLE
- Organisation, bilan et Secrétariat


COMPETENCES

Connaissance, savoir :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'UFR SVS et de l'UVSQ
- Maîtrise de l'expression orale, de l'argumentation et des techniques d'accueil
- Connaissance générale des règlementations des études
- Connaissance technique des applications de gestion scolarité UVSQ (APOGEE, CELCAT, SIDES, MOODLE).

Savoir-faire :
- S'exprimer oralement ou par écrit
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
- Utiliser les outils bureautiques
- Appliquer la réglementation applicable aux IFSI et formations en sciences infirmières
- Trier, hiérarchiser, prioriser les urgences et classer les informations.
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Prendre et rédiger des notes (documents de tous ordres)
- Enregistrer les messages et rendre compte

Savoir être :
- Autonomie, rigueur, responsabilité
- Sens de l'initiative, de la discrétion et de la confidentialité
- Aptitude relationnelle et de communication

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 25600,00 Euros sur 12 mois