Gestionnaire de scolarité (H/F)

Pour postuler:

CV + LETTRE DE MOTIVATION + REFERENCE DE L'OFFRE à envoyer par mail à :
candidature.emploi@univ-lyon1.fr

LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS ETUDIEES

Le service recruteur :

L'UFR Biosciences de l'Université Claude Bernard Lyon I regroupe l'ensemble des acteurs (chercheurs, enseignants-chercheurs, personnels techniques et administratifs) et des moyens financiers et matériels impliqués dans le développement de la recherche et de la formation en Biologie et Biochimie à l'Université.

L'UFR Biosciences a pour objectifs :

- de développer l'acquisition et la transmission des connaissance, du savoir et des savoir-faire en biologie et en biochimie,
- d'assurer une formation scientifique, culturelle et professionnelle dans les domaines de la biologie et de la biochimie,
- de faciliter les relations entre ses laboratoires et les grands organismes de recherche,
- de participer à des actions de collaboration avec le secteur socio-économique et de conseiller les grands organismes publics ou privés sur toute question intéressant ses domaines de compétences,
- de contribuer à des actions nationales et internationales de coopération concernant la biologie et la biochimie.
Ces activités sont conduites par 320 chercheurs et enseignants chercheurs et 130 personnels techniques et administratifs.
L'administration de l'UFR Biosciences, qui est le support de premier niveau des activités d'enseignement et de recherche de l'UFR, est composée de 8 personnes : une directrice administrative, une responsable de la scolarité encadrant 4 agents et une responsable administrative encadrant un agent.

Missions principales :

La personne recrutée aura pour missions de réaliser toutes les opérations de scolarité de l'UFR Biosciences, du recrutement à la délivrance du diplôme, à savoir :
- Informer et orienter dans leurs démarches les étudiants et les enseignants notamment responsables de formation ou d'UE ;
- Assurer le suivi administratif et pédagogiques des étudiants de l'UFR Biosciences (licences professionnelles, master 1 et master 2) ;
- Classer et archives des documents ;
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.

Activités principales de l'agent :

- Gérer les candidatures en ligne sur eCandidat, Etudes en France et Mon Master
- Inscrire administrativement et pédagogiquement les étudiants sur l'application Apogée
- Saisir les résultats des examens sur Apogée
- Gérer les réservations de salles dans le logiciel ADE
- Gérer les conventions de stage sur l'application ELIPSE
- Classer et archiver les pièces justificatives
- Réceptionner, diffuser et suivre le courrier

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Apogée, ADE, e-Candidat, Mon Master, Elipse, Etudes en France, Business Object et site de Préinscription

Le profil recherché :

- Diplôme requis pour les contractuels : Brevet, CAP ou BEP
- Spécialité/domaine (facultatif) : Scolarité d'un établissement d'enseignement supérieur
- Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : entre 1 et 3 ans

Compétences attendues :

- Savoir prioriser ses missions
- Savoir appliquer rigoureusement les procédures
- Avoir une grande aisance avec de nouveaux logiciels
- Travailler en équipe
- Rendre compte

Connaissances :

- Logiciels de bureautique et aisance avec les outils informatiques
- Connaissance des logiciels de scolarité ou capacité à s'y former.

Savoir être :

- Excellent relationnel et goût pour la mission d'accueil
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Discrétion professionnelle
- Autonomie

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

CAP, BEP et équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Exigé
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Numériser des documents, médias ou supports techniques - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération à négocier selon