Gestionnaire de Scolarité (H/F)

Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.

Mission Principale
En tant que gestionnaire de scolarité volant(e) rattaché(e) à la Direction Déléguée à la Scolarité, vous intervenez au sein des diverses facultés, écoles et/ou instituts pour venir en renfort des équipes administratives afin de faciliter la mise à disposition des ressources dans le cadre du projet Atlas et réaliser des remplacements.
Selon l'affectation, en collaboration avec les équipes de direction et les assistantes de l'unité, votre rôle au sein des diverses facultés, écoles et/ou instituts sera :
- D'assurer l'information et le suivi administratif auprès des apprenants,
- D'assurer la gestion administrative et logistique d'actions de formation dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur,
- De participer aux tâches communes du secrétariat avec l'équipe administrative des unités.

De manière ponctuelle, vous pouvez intervenir en renfort inscriptions partenaires, modélisation, diplomation et assistance technique au sein du service de la Direction Déléguée à la Scolarité.

Tâches spécifiques (liste non exhaustive)
Gérer l'administration pédagogique pour les apprenants :
Assurer l'accueil, le contact quotidien et la transmission de l'information pour les apprenants et les enseignants,
Assurer la continuité du service et de la réalisation des grandes phases de la gestion de scolarité :
o Préparation et mise à jour des emplois du temps,
o Inscriptions,
o Gestion financière des apprenants,
o Suivi des absences,
o Préparation des évaluations et examens,
o Préparation des jurys,
Élaboration de statistiques,
Assistanat divers.

Tâches courantes (liste non exhaustive)
Assurer l'accueil du public et répondre aux demandes de renseignements (en direct, par mail et par téléphone),
Suivre, contrôler la réalisation, et assurer le reporting de certaines actions,
Renseigner les tableaux de bord, de suivi de l'activité et veiller à la bonne réalisation de chaque tâche dans le respect des délais impartis,
Communiquer et rendre compte de son travail.

Outils spécifiques
Utilisation du logiciel Synergie (gestion pédagogique), SPARC (inscriptions en ligne), d'ADE SOFT (logiciel de planification et de réservation de salle), My UCLy, Baonens, pour l'ensemble des tâches,
Utilisation des plateformes liées aux admissions.


Profil
Formation Bac + 2 minimum (ou expérience professionnelle équivalente au profil recherché),
Maîtrise d'outils bureautiques (word, excel) et capacité à utiliser et à maîtriser rapidement les logiciels précités,
Autonomie, très grande adaptabilité et proactivité,
Sens aigu du service, de la relation et du travail en équipe,
Rigueur, fiabilité, organisation,
Bonne maîtrise de la syntaxe et de l'orthographe.

Contrat pour surcroit d'activité lié au Projet ATLAS (Refonte de l'ERP Pédagogique),
Prise de fonction : 1er octobre 2023

Horaires : 36H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2018,34 Euros sur 12 mois