Gestionnaire de scolarité (H/F)

L NSPE a été créé au sein de l université Paris-Sorbonne au 1er septembre 2013. Il est depuis le 1er janvier 2018 une composante de la faculté des lettres (anciennement Paris-Sorbonne), au sein de Sorbonne Université.
Il est chargé de la nouvelle formation professionnelle des enseignants.
Il est implanté sur trois sites parisiens : Molitor (16° arrondissement), Batignolles et Boursault (17° arrondissement)

Mission principale : Gérer la scolarité des étudiants et professeurs stagiaires inscrits en master MEEF mentions Second degré (pour les parcours de formation confiés au gestionnaire)

Mission : accueillir et informer les étudiants et formateurs
Activités :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiants et professeurs stagiaires inscrits en master MEEF et les renseigner sur la gestion de leur scolarité.
- Répondre aux messages électroniques et courriers postaux des étudiants et professeurs stagiaires inscrits en master MEEF Second degré ou Encadrement Educatif, concernant la gestion de leur scolarité.
- Etre l'interlocuteur des formateurs de l'INSPE pour les questions relatives à la gestion de la scolarité en master MEEF Second degré ou Encadrement Educatif.

Mission : Gérer les candidatures à l'admission en master MEEF
Activités :
- Etre l'interlocuteur des candidats à l'admission en master MEEF.
- Participer aux Journées Portes Ouvertes de l'INSPE.
- Gérer les dossiers de candidatures à l'admission en master MEEF (étude administrative des dossiers, vérification des pièces justificatives) selon la répartition des dossiers entre les gestionnaires.

Mission : Assurer l'inscription administrative des étudiants et professeurs stagiaires en master MEEF
Activités :
- Participer aux opérations d'inscription administrative des étudiants et professeurs stagiaires dans l'application Apogée.
- Produire des certificats de scolarité et éditer des cartes d'étudiants.
- Tenir à jour les données personnelles des étudiants dans la base de données Apogée.

Mission : Gérer les inscriptions pédagogiques et les stages des étudiants et professeurs stagiaires inscrits en master MEEF Second degré
Activités :
- Assurer les inscriptions pédagogiques dans l'application Apogée.
- Procéder à la mise en stage des étudiants de M1 et de M2.
- Gérer les validations d'acquis (demandes de dispense d'UE) et demandes de dispense de contrôle continu.

Mission : Suivre l'assiduité des étudiants et professeurs stagiaires inscrits en Master MEEF Second degré
Activités :
- Produire, transmettre aux formateurs, réceptionner et analyser les feuilles d'émargement attestant la présence des étudiants et professeurs stagiaires aux journées de formation.
- Enregistrer les absences dans l'application de gestion informatique Prothée.
- Opérer les relances nécessaires auprès des étudiants et formateurs.

Mission : Gérer l'évaluation des étudiants et professeurs stagiaires inscrits en master MEEF Second degré
Activités :
- Vérifier les notes dans l'application Apogée.
- Gérer les PV des jurys.
- Produire des relevés de notes et attestations de réussite.
- Participer à l'organisation matérielle des concours blancs.

Mission : Participer à des activités transversales au service
Activités :
- Mailings, envois postaux, etc...

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France.
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université.
- Organisation et fonctionnement de la formation des enseignants.
- Réglementation applicable à la gestion de la scolarité des étudiants.

Savoir-faire :
- Utiliser des logiciels métier : Apogée, Prothée...
- Utiliser des logiciels de bureautique (Word, Excel).
- Travailler en équipe.

Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie.
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer.
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Savoir être :
- Bon relationnel, capacité d'écoute et disponibilité dans le cadre des échanges avec les étudiants, les formateurs et au sein de l'équipe du Service des Etudes et de la Vie de l'Etudiant.
- Réactivité aux demandes des étudiants et des formateurs.
- Autonomie dans le domaine de gestion.

Horaires : 37H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité

Rémunération Mensuel de 1890,00 Euros sur 12 mois