Gestionnaire de scolarité - Faculté des Sciences d'Orsay (H/F)

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe recherche et innovation, et s'exprime en sciences fondamentales et appliquées pour répondre aux enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université est au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle, et propose aussi des formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris, l'Université bénéficie d'une position géographique favorisant sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr


Mission et positionnement de l'agent :

Au sein de la Faculté des Sciences d'Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l'organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des acteurs dédiés aux formations de l'Université Paris-Saclay (Licences de l'université ou de l'Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate School).

Au sein de la Division, la Scolarité Licences-Masters assure l'ensemble des missions et des actes relevant du domaine d'une scolarité générale (inscription, diplomation ). Elle assure également des missions d'accueil des étudiants.

Vous travaillerez au sein d'une équipe d'une dizaine de personnes et bénéficierez de l'accompagnement du chef de service assistés de deux référents.

Activités principales de l'agent :

1) Accueil et Gestion administrative

-Assurer l'accueil et l'information des usagers de l'établissement
-Saisir, faire le suivi et valider les inscriptions administratives
-Editer et délivrer les documents relatifs à l'inscription de l'étudiant (certificats, cartes, attestations )
-S'occuper du suivi des demandes de transfert
-Traiter les conventions de stage selon les procédures définies
-Assurer l'ensemble des actes nécessaires à la délivrance des diplômes et à leur archivage

2) Participation à l'ensemble des activités de la structure

-Participer à la campagne d'inscription administrative
-Renseigner des tableaux de bord
-Participer aux réunions réseau
-Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service
-Assurer des remplacements en cas d'absences de gestionnaires

3) Participation aux opérations collectives de la structure, notamment :

-Cérémonies de remise de diplômes
-Journées portes ouvertes et autres manifestations

Savoir-faire :
-Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l'établissement
-Rechercher l'information, la vérifier et la classer
-Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
-Travailler en équipe
-Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet )
-Respecter les délais

Savoir-être :
-Faire preuve d'organisation, d'autonomie et d'adaptation
-Savoir être rigoureux, discret, ponctuel
-Avoir le sens du relationnel et de l'accueil
-Capacité à assurer la continuité du service
-Devoir de réserve impératif

Horaires : 36H50 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros à 2100,00 Euros sur 12 mois