Gestionnaire de planning dans l'aide a domicile (H/F)

Depuis 1998, association agrée qualité par arrêté préfectoral qui répond aux besoins des personnes âgées, des personnes handicapées et des familles ayant besoin d'une aide ponctuelle régulière , voire quotidienne. Elle propose ainsi une large gamme de services adaptés : Aide aux actes essentiels de la vie, aide au lever et coucher, aide à la toilette, transferts, déplacements, repas, aide au ménage, aide aux courses, aide administrative, transport accompagné.

Mission du poste

Dans le cadre des objectifs d'activité et de qualité définis par la Direction, l'assistant responsable de secteur organise les emplois du temps des salariés et des bénéficiaires. L'assistant responsable de secteur est le relai du responsable de secteur au quotidien.

Tâches principales


Accueil

Premier interlocuteur des visiteurs, bénéficiaires et des collaborateurs, vous représentez l'image du groupement par :

- L'accueil des appels entrants et sortants
- La saisie message sur le logiciel métier
- La vérification et MAJ des messages d'accueil de messagerie (téléphone fixe + portable)
- L'utilisation du logiciel communication interne TEAMS


PLANIFICATION - GESTION QUOTIDIENNE/HEBDO/MENSUELLE

Organisation des plannings sur le logiciel métier dans le respect des procédures existantes et du plan d'aide du client :

- Planification d'une prestation, et réaffectation à un autre intervenant
- Planification et gestion des absences des bénéficiaires
- Planification et gestion des absences intervenant
- Réaffectation d'un planning
- Parcourir les différents visuels de planification (mensuel, hebdo, journalier)
- Respect de la convention collective en matière de planification (amplitude de travail )
- Création de cycles et MAJ des cycles existants
- Points de contrôle (profil de tarification/planification; sans PEC)
- Transmissions aux bénéficiaires des emplois du temps (mise en place, modification, remplacements, etc.)

Gestion quotidienne et modifications des plannings :
- Planification et gestion des absences des bénéficiaires
- Traitement efficace des urgences
- Transmission des éléments indispensable aux intervenants (trajets, Plan d'aide, etc.)
- Transmissions aux bénéficiaires des emplois du temps (mise en place, modification, remplacements, etc.)

Optimisation des plannings :
- Réaffectation d'un planning
- Suivi des heures accordées

Modulation
- Gestion de la modulation pour un salarié à temps plein et à temps partiel
- Comprendre les différents compteurs sur un planning salarié
- Maitrise du mode de calcul des heures excédentaires et des heures perdues
- Suivi de la modulation
- Demande d'avenant à la hausse ou à la baisse (en lien avec le responsable de secteur)
- Maitrise de la procédure liée aux demandes de congés
- Maitrise de la procédure liée à la demande d'acompte

Gestion Administratif des salariés intervenants

Etablir les plannings selon le temps de travail prévu au contrat des salariés, respecter les plafonds prévus par la réglementation du travail et la convention collective.
Appliquer les consignes du responsable de secteurs et l'informer de toute anomalie, s'assurer de la connaissance et application des procédures par les salariés intervenants.
Vous contrôler la disponibilité et la remise des éléments matériels (véhicules, badgeuses, gants, blouses, clefs ) nécessaires à la mise en ?uvre des prestations :

- Réaffectation d'un planning
- Télégestion DOMATEL : mise en place et suivi
- Intégration des nouveaux salariés et palification de formations
- Gestion des refus d'intervention
- Etablir les éléments de paie conformément à la procédure (échéance RH)
- Préparation de la permanence (points de vérification essentiels)
- Maitrise de la Procédure liée à la l'absence d'un salarié (48h -> fiche anomalie) - fiche anomalie
- Maitrise de la procédure liée aux demandes de congés
- Maitrise de la procédure liée à la demande d'acompte
- Maitrise de la procédure liée à la demande d'attestation d'employeur
- Gestion des stocks (masques, gants,)
- Vigilance sur la gestion du parc automobile
- Comprendre le fonctionnement de la mutuelle

Gestion administrative des bénéficiaires

- Transmission des plannings aux bénéficiaires
- Gestion des refus d'intervenants
- Gestion des clés des bénéficiaires

Gestion administrative de l'agence

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Code des marchés publics - Souhaité
• Législation sociale - Souhaité
• Animer, coordonner une équipe - Souhaité
• Piloter une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros