Gestionnaire de la Maison des Etudes Doctorales (H/F)

Vos missions principales seront :

Gestion administrative RH
Recrutement : rédaction et suivi des contrats doctoraux, avenants et procès-verbaux d'installation
Récolte, contrôle de la conformité et transmission du dossier administratif de l'agent au service RH en lien avec les services financiers
Accompagnement administratif des doctorants étrangers en lien avec le Welcome Center (convention d'accueil, affiliation, titres de séjour, )
Gestion des démarches relatives au doctorant contractuel

Coordination administrative des écoles doctorales
Suivi des inscriptions administratives et des demandes de soutenance
Récolte, vérification et suivi des dossiers présentés en CaC
Gestion des différents appels à projet (Région, handicap, )
Gestion et suivi des conventions de cotutelle
Réalisation d'enquêtes établissement et ministérielles
Informer les gestionnaires d'ED des évolutions et de l'actualité du doctorat

Autres
Alimenter les systèmes d'information dédiés aux études doctorales
Aide à l'organisation d'évènements dédiés aux doctorants (rentrée, MT180, NEC, )
Organiser et rendre compte des réunions du Collège des Ecoles Doctorales
Suivi des formations en lien avec les EUR, les partenaires extérieurs, )
Gestion des courriels et courriers du service.
Assurer l'accueil physique et téléphonique du service

Connaissances de l'organisation et du fonctionnement de l'Université
Maîtrise des logiciels spécifiques et des outils bureautiques
Maitrise des techniques de communication
La pratique de l'anglais est souhaitable

Savoir travailler en équipe
Faire preuve d'autonomie et d'esprit d'initiative
Organiser son activité selon les priorités
Respecter la confidentialité des in formations

Outils de gestion utilisés : ADUM, APOGEE, SIFAC, HARPEGE

Horaires : 35H Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon profil