Gestionnaire de formation (H/F)

L Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse est un établissement d enseignement supérieur et de recherche qui regroupe 650 étudiants en formation initiale et près de 300 personnels enseignants- chercheurs et IATOS. Elle forme des vétérinaires opérationnels et polyvalents et développe l expertise scientifique en poursuivant une politique d'excellence.

Présentation de l'Etablissement:

L'Ecole Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT) est un établissement public administratif d'enseignement supérieur et de recherche relevant du Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté Alimentaire. Elle forme près de 800 élèves par an et compte environ 350 personnels enseignants-chercheurs, administratifs et techniques.
L'agent sera affecté à la direction de la formation continue de l'ENVT, sous l'autorité directe du Directeur des formations.
La direction de la formation continue de l'ENVT organise une quarantaine sessions de formation continue annuellement et propose le soutien administratif aux équipes pédagogiques pour fournir un enseignement de qualité aux stagiaires (près de 550 stagiaires formés, 58 000 heures stagiaires, et un chiffre d'affaires proche de 1 100 000 ?). Une modernisation de la gestion administrative des activités mise en ?uvre depuis quelques années a entrainé de nombreux changements dans les pratiques professionnelles existantes. Le déploiement de nouveaux outils de gestion et de nouvelles procédures s'inscrit pleinement dans la mise en place de la démarche qualité que l'ENVT a entrepris. Ces évolutions ont permis le référencement de l'établissement au Datadock® pour son activité de formation continue et elles s'inscrivent aussi dans une Qualiopi et répondre aux nouvelles exigences réglementaires.

Objectifs du poste:
Le/la gestionnaire des formations continues est chargé d'apporter son appui à l'équipe actuelle afin de poursuivre la dynamique engagée et d'améliorer encore la qualité de service offerte aux stagiaires et aux enseignants
1. Gestion du catalogue des formations et communication de l'offre
2. Appui à la gestion des inscriptions et accueil des participants
3. Appui à la gestion des achats et de la facturation,
4. Appui au bon déroulé de chaque session de formation

Description des missions à exercer ou des taches à exécuter:
Gestion de l'offre de formation : enregistrement des formations, planification, réservation des salles, communication/promotion et mise à jour de sites internet, suivi des workflows, gestion des données sur le logiciel métier
Gestion des participants : préparation des matériels remis à l'accueil des participants, envoi d'enquêtes de satisfaction et synthèse des évaluations de la formation par les stagiaires
Gestion financière : appui aux achats, facturation des frais d'inscription, suivi du budget de la FC, relation avec les sponsors.

Compétences liées au poste:
Savoirs:
Connaître le champ de la formation professionnelle continue et ses procédures qualité,
Savoir appliquer des procédures administratives,
Savoir organiser et planifier ses activités,
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Etablissement,
Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil téléphonique et physique (stagiaires, enseignants, autres partenaires internes et externes),
Rédiger des documents d'information et de communication (comptes rendus, note d'information, )
Savoir utiliser les outils de bureautique, de gestion et d'enseignement (Moodle ) et les réseaux de communication.

Savoir-faire:
Rigueur et fiabilité,
Gestion des contraintes calendaires et du stress
Déontologie et éthique liées au traitement des données,
Aptitudes relationnelles et sens du contact,
Capacité à travailler en équipe,
Discrétion,
Ecouter et communiquer,
Disponibilité,
Autonomie, prise d'initiative tout en se référant à sa hiérarchie,
Force de proposition,
Sens des responsabilités et de l'organisation (administrative et logistique).

Horaires : 19H Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération CDD renouvelable