gestionnaire de formation - 50% (H/F)

Le service du Bureau des Etudes Doctorales, intégré au Pôle Recherche de l'Université de Bourgogne, prend en charge la scolarité des doctorants et des habilitations à diriger les recherches (HDR) en relation étroite avec les six Ecoles Doctorales de l'Université de Bourgogne et la COMUE UBFC. Il gère les inscriptions, les soutenances, la délivrance des diplômes de doctorat et d'HDR ainsi que le catalogue de formations transversales à destination des doctorants en vue de leur insertion professionnelle.
MISSIONS
La/le gestionnaire des formations doctorales est chargé-e de la mise en oeuvre et de la gestion administrative, logistique et opérationnelle des formations transversales proposées aux doctorants du site Bourgogne Franche-Comté et réparties autour de 10 axes : Communication, Connaissances et outils d'enseignement, Culture scientifique internationale et valorisation, Ethique et Intégrité de la recherche, Formations documentaires, Informatique et modélisation scientifique, Langues, Management et entreprenariat, Poursuite de carrière, Science ouverte.
Mettre en place le catalogue de formations transversales
- Planifier l'ensemble des formations données sur le site de Dijon sur l'année universitaire, en lien avec les intervenants et les structures d'accueil dans les établissements
- Saisir et mettre à jour les fiches des formations sur ADUM (outil de suivi de scolarité)
- Assurer la visibilité de l'offre de formations en s'appuyant sur les moyens de communication de la Mission doctorale (ADUM, site internet du Collège doctoral, Journée de rentrée doctorale)
- Accompagner le développement d'actions nouvelles de formation
Gérer les inscriptions des doctorants dans chaque formation
- Gérer la participation de chaque doctorant, de la confirmation d'inscription à la validation des heures de formation
- Informer et orienter les doctorants
- Effectuer toutes les tâches administratives afférentes : envoi des convocations, édition et transmission aux intervenants des listes d'émargement, mise à disposition d'attestations de présence
Participer à la gestion RH et budgétaire des formations transversales du site de Dijon
- Informer les intervenants sur la gestion administrative de leur intervention
- Collecter et vérifier les pièces nécessaires à la mise en place des contrats de vacation et des paiements pour les intervenants vacataires des formations transversales sur le site de Dijon
- Collecter et remonter à la Mission doctorale UBFC toutes les informations nécessaires au reversement par UBFC aux établissements des coûts des formations transversales assurées par des titulaires
- Gérer les défraiements des intervenants le cas échéant, vérifier les pièces, les transmettre à la Mission doctorale UBFC
Apporter un soutien au pilotage de l'offre de formations transversales
- Collecter, analyser et rendre compte au Collège doctoral des indicateurs liés aux formations du site de Dijon
- Analyser les bilans d'évaluation des formations par les doctorants
- Faire remonter les propositions de nouvelles formations

CV détaillé et lettre de motivation
Les candidatures qui disposeront d'une lettre de motivation seront prises en compte préférentiellement.

Horaires : 17H30 Travail en journée

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Souhaité
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
• Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité
• Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité
• maitrise des outils informatiques - Souhaité
• plannifier les activités en fonction des priorités - Exigé
• produire des synthèses et tableaux de bord - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 905,79 Euros sur 12 mois