Gestionnaire bureau logistique (H/F)

L'Université Bordeaux Montaigne recrute !

Deux postes sont à pourvoir.
Vos missions seront les suivantes (pour consulter la fiche de poste complète, cliquez sur le lien postuler) :

- Accueillir les enseignants statutaires, les chargés d'enseignements vacataires et les étudiants de l'UFR en présentiel et par téléphone ;
- Assurer le suivi du courrier électronique du bureau logistique ;
- Gérer les emplois du temps dans le logiciel Hyperplanning : élaboration des plannings, gestion des demandes de changements et les demandes de réservation de salles ;
- Mise en oeuvre des maquettes d'enseignement (respect des contraintes et exigences) ;
- Gérer administrativement le recrutement, les contrats et le paiement des chargés d'enseignement vacataires qui interviennent à l'UFR ;
- Expliquer les procédures aux personnels de la structure (enseignants, extérieurs ) ;
- L'agent intervient au cours de l'année universitaire dans différents domaines d'activités (appels d'examens, évènements institutionnels ), il doit donc savoir s'adapter et organiser son temps ;
- En complément de son activité principale, il est sollicité ponctuellement dans la réalisation d'autres missions de la composante, comme par exemple : l'organisation des sessions d'examens ou d'évènements institutionnels.

Compétences attendues à la prise de poste : capacité d'adaptation, d'organisation, gestion des priorités, très bon relationnel
- Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur ) ;
- Savoir appliquer les procédures administratives ;
- Posséder une bonne expression écrite et orale ;
- Respecter les délais ;
- S'assurer de la qualité et de la cohérence des données ;
- Travailler en équipe ;
- Faire preuve de réactivité et de disponibilité face à toutes les demandes et tous les interlocuteurs ;
- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion ;
- Savoir garder son calme en toutes circonstances.

Compétences à développer : logiciels et applications internes et métier ; connaissances de l'environnement supérieur et de la recherche ; maitrise de l'offre de formation ; connaitre les statuts des enseignants-chercheurs

Poste à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/08/2024 (renouvelable)

Participation forfaitaire à la mutuelle - Participation aux frais de transport ou forfait mobilité durable - 35h/semaine - aménagement horaire sur 4,5 jours - 47 jours de congés/an dès la 1re année - possibilité de restauration sur place - accès aux activités culturelles et sportives - possibilité de télétravail en fonction du poste et du service

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Corriger et mettre en forme un document - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1826,00 Euros sur 12 mois