GESTIONNAIRE BACK OFFICE / ADV H/F (H/F)

1) Poste et missions
Au sein du service Project Management, et sous la supervision du Responsable d'Exploitation PMS, le/la titulaire du poste partagera son temps de travail selon deux catégories de missions :

GESTION DES PROJETS UTILISATEURS :
o Accueil et orientation des utilisateurs, explication des démarches d'accès et des règles de gestion, en termes de contrats et facturation
o Echanges avec les clients / utilisateurs, suivi et gestion des dossiers via des boites fonctionnelles (utilisation quotidienne de Microsoft Outlook et gestion d'un standard téléphonique)
o Gestion de la relation contractuelle et financière avec les utilisateurs : émission et modification des contrats, modification des services, gestion des fins de contrat, aide aux utilisateurs, etc.
o Suivi des aspects financiers liés à chaque projet : préparation des devis, réception des bons de commande, émission des factures
o Participation aux opérations de gestion des ventes : relances, recouvrement, rapprochement comptable

PARTICIPATION A L'OPTIMISATION / RATIONALISATION DU FONCTIONNEMENT DU SERVICE :
o Participation à l'amélioration des procédures / workflows internes dans le cadre d'une démarche qualité efficiente sur l'ensemble des aspects liés à l'activité du service (gestion & suivi des projets utilisateurs, etc.)
o Prises de notes et rédaction de comptes rendus de réunions
Le CASD étant une structure en forte croissance, aussi bien en termes de projets utilisateurs, de développement de son activité, que de données accueillies, le contenu du poste est susceptible d'évoluer.

2) Relations :
Le/la salarié(e) sera en relation avec clients et utilisateurs du CASD (actuels et prospects), ainsi que ses partenaires institutionnels. Il/Elle travaillera en proche collaboration avec les membres des autres services. Il/Elle aura des interactions régulières avec le collaborateur chargé de l'administration et ventes et comptabilité.

3) Moyens :
Le CASD dispose d'une infrastructure informatique importante, les moyens informatiques sont donc structurants et en évolution constante. Pour remplir ses missions, le/la titulaire du poste utilisera les outils bureautiques usuels (Pack MS Office, Outlook), et s'appuiera sur une application de gestion interne pour le suivi des projets utilisateurs.
Le CASD attend une personne rapidement opérationnelle et disposant d'une excellente capacité d'adaptation.

PROFIL RECHERCHÉ
1) Qualités attendues
o Rigueur et organisation
o Sens du service et bon sens relationnel
o Bonne maîtrise du français et de l'anglais
o Maîtrise indispensable du Pack MS Office (Outlook, Excel et Word en particulier) et des outils bureautiques

2) Formation et expériences
o Formation de niveau BAC+2 souhaitée ou une première expérience (emploi, stage ou alternance) en gestion / relation clients / gestion des ventes

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Établir un devis - Exigé
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Anglais - Souhait?
Français - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 25000,00 Euros à 28000,00 Euros sur 12 mois