Gestionnaire administratif Ressources (H/F)

Fortement engagée dans la transition écologique, Igny agit au quotidien pour améliorer son cadre de vie et conduit des
projets dynamiques en matière d évènements et d équipements, au service des Ignissois Ville résidentielle de 10.000 habitants, à 20 minutes de Paris. Commune membre de la communauté d agglomération Paris Saclay

CADRE GENERAL

La Direction Ressources, auprès de la D.G.S, s'appuie sur une équipe opérationnelle en R.H, finances et commande publique. Les 9 agents au total qui composent la direction se positionnent en aide et accompagnement des directions métiers pour faciliter et fluidifier le travail des services. L'aide à la décision de la Direction générale et des élus, la recherche de financements, l'impulsion d'une politique et d'une stratégie R.H, la mise en place d'une politique achat sont quelques-uns des enjeux structurants de la Direction Ressources, le tout dans un contexte de maîtrise des dépenses et d'optimisation de l'organisation.

Au sein de la Direction Ressources et placé sous l'autorité du Directeur, vous serez chargé(e) pour :
- La commande publique : du suivi administratif des marchés publics
- Les ressources humaines : des formations et de l'application du plan de formation, des recrutements
- Les finances : soutien sur des projets ciblés


MISSIONS

- Marchés publics :

- suivi administratif des procédures de mises en concurrence du lancement à la notification :
Préparation des DCE en lien avec les services
Mise en ligne et suivi des marchés sur la plateforme AWS
Ouverture des plis et analyse des pièces de candidature
Préparation des supports de rapport d'analyse des offres pour transmission aux services
Rédaction des rapports de présentation
Préparation des dossiers pour le contrôle de légalité
Information des candidats non retenus et réponses aux demandes d'informations
Notification aux entreprises
- Assurer et garantir la transmission des données au comptable en charge de la gestion comptable et financière des marchés publics
- Gérer le suivi des marchés après la notification :
Rédaction des actes modificatifs et des actes de sous traitance
Gestion des reconductions
Contrôle des révisions
Gestion des relations avec les fournisseurs titulaires des marchés : mise à jour des attestations fiscales et sociales des fournisseurs
- Renseigner les tableaux de bords et logiciel de dématérialisation
- Assurer un reporting auprès de la responsable du service
- Gérer l'exécution des marchés de la réception jusqu'à l'année de parfait achèvement

- Ressources humaines : Formation :

Identifier les besoins de compétences conformes aux orientations et à la stratégie de la collectivité dans le cadre du plan de développement des compétences (anciennement plan de formation)
Déterminer les priorités de formation et proposer des arbitrages.
Mettre en ?uvre le P.D.C (planification des formations, rédaction d'avenant, suivi )
Informer et accompagner les agents sur leurs droits et les dispositifs existants pour définir leur parcours d'évolution professionnelle

- Ressources humaines : Recrutement :

Recueillir les besoins en recrutements des services et les analyser
Finaliser avec les services les annonces d'offres d'emploi dans le respect des mentions légales
Identifier et choisir les canaux de diffusion les plus adaptés aux postes à pourvoir
Rechercher des candidats dans les CVthèques disponibles
Planifier et participer aux premiers entretiens d'embauche avec les autres participants (directeurs, responsables, D.G.S)
Faire une proposition au candidat choisi, le suivre et le relancer jusqu'à la signature du contrat
Effectuer la mise à jour des outils internes
Développer une stratégie de recrutement : relations avec les écoles, gestion des compétences en interne, présence à des jobdating

- Finances :
- Subventions aux associations : préparation du dossier annuel de demande, recensement et analyse des demandes, préparation de la délibération
- Référent Commission Communale des impôts directs : en lien avec le service urbanisme et la préfecture, préparation de la réunion annuelle
-Préparation budgétaire : préparation des tableaux de conférence budgétaire

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Logiciels comptables - Souhaité
• Codifier une facture - Souhaité
• Codifier un mandat - Souhaité
• Codifier un titre - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération selon règlementation en vigueur