Gestionnaire administratif (H/F)

Affectation : Fédération de recherche L'Europe en mutation - FRU6703

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD à compter du 01/10/2023 et jusqu'au 31/08/2024


Catégorie : C Corps : Adjoint technique C2

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

La fiche de poste détaillée est disponible sur le site de l'Université.


Missions :

- Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la Fédération de recherche L'Europe en mutation et des unités de recherche membres
- Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes dans leurs démarches.


Activités principales :

Organisation des manifestations scientifiques :

Réservation des locaux sur le logiciel ADE
Contact avec les intervenants :

- Transmission de la fiche missionnaire aux intervenants et/ou membres des jurys de thèses et demande des besoins en titres de transport et d'hébergement

- Envoi des fiches missionnaires à l'agence comptable pour création en qualité de missionnaire.

Réservation et validation des titres de transport, (demande de devis et validation)
Réservation des nuitées auprès des hôteliers
Réservation auprès des prestataires de services des déjeuners , dîners et pauses café
Demande d'établissement de bons de commande au gestionnaire financier et transmission aux prestataires
Création d'une liste des participants (listes d'émargement)
Établissement de bordereaux de chèques
Réalisation de chevalets et de pochettes d'accueil
Établissement d'attestation de présence et de facture acquittée
Présence à l'ouverture et à la clôture des manifestations.


Contacts pour renseignements sur le poste :

- Madame Jocelyne Kautzmann - responsable administratif
- Madame Aurélie Kraft - chargée de communication - assistante animation recherche

Horaires : 36H Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Catégorie C, ATRF C2