Gestionnaire administratif et pédagogique - EPN16 (H/F)

Le poste est rattaché à l'équipe pédagogique nationale (EPN) 16. L'EPN16 est une composante pluridisciplinaire qui propose une grande diversité de formations de niveau licence, master, doctorat et certifications dans le domaine de la gestion, l'innovation, la prospective, le développement durable, le design, les ressources humaines, l'organisation, la culture numérique, l'entreprenariat, le management public, le développement commercial et l'histoire des sciences et des techniques.
Elle déploie des enseignements en formation continue dans des domaines transverses et variées au sein du Cnam, dans les centres en région et à l'étranger.

Sous la responsabilité de la coordinatrice pédagogique, l'agent sera en charge d'un portefeuille de formations.

Activités principales

Accueil et Orientation

- Interface privilégié entre les auditeurs et les enseignants ainsi qu'avec les principaux interlocuteurs internes du CNAM.
- Répondre aux sollicitations des enseignants
- Accueil, information, orientation des différents publics des spécialités communication, culture du numérique
- Recevoir et vérifier les candidatures

Suivi des inscriptions des auditeurs

- Suivi des inscriptions et des dossiers individuels de scolarité des élèves
- Assurer le lien entre l'auditeur et l'enseignant responsable pour la validation pédagogique du dossier
- Edition et envoi de la lettre d'acceptation
- Création d'un dossier par auditeur et envoie des pièces d'inscriptions
- Envoi des dossiers d'inscriptions complets et vérifiés à la scolarité
- Montage des dossiers de financement des formations des élèves et des conventions de formation.
- Reporting des principales informations liées aux auditeurs dans des tableaux de suivi
- Inscrire les auditeurs dans SISCOL
- Suivre et gérer les inscrits

Organisation des enseignements des diplômes tout au long de l'année

- Planification, programmation et organisation des enseignements, en procédant aux ajustements nécessaires en fonction des disponibilités des enseignants et des vacataires enseignants
- Réservation des salles de cours en lien avec le service de planification du Cnam Paris. Création des salles de cours virtuelles accrue en période de crise sanitaire
- Planifier, programmer, organiser les enseignements
- Gérer les copies des examens, établir des PV de résultats et les transmettre à la direction nationale des formations (DNF)
- Saisir les services prévisionnels et les réalisés des enseignants chercheurs et des vacataires dans SAGHE
- Interface entre les vacataires et le service RH le cas échéant
- Renseigner les tableaux de bord et de suivi (inscrits, diplômés )

Organisation des examens et des jurys

- Contribution à l'organisation des examens, enregistrement des notes et diffusion des résultats, organisation des soutenances de fin de formation et constitution des dossiers pour la délivrance des diplômes
- Interface avec les services du Cnam : scolarité, planification des salles, direction nationale des formations (DNF)

Gestion des dossiers des intervenants et des heures d'enseignement

- A l'aide de l'application dédiée « SAGHE », en coordination avec les enseignants de l'équipe, ainsi qu'en concertation avec la direction de l'EPN :
- Lancement du dossier de recrutement vacataire en lien avec le CSPRH
- Saisie des prévisionnels d'enseignement par plan de formation
- Récupération des feuilles d'émargement et passage en réalisé des heures d'enseignement sur SAGHE dès réception
- Contrôle et saisie des déclarations d'heures d'enseignement effectuées

Lors de pics de forte activité, l'agent pourra être sollicité pour venir en appui à ses collègues sur des missions transverses.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Numériser des documents, médias ou supports techniques - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2126,00 Euros à 2127,00 Euros sur 12 mois