Gestionnaire administratif et pédagogique - EPN12 (H/F)

Sous la responsabilité de la Secrétaire générale et du coordinateur pédagogique le titulaire du poste sera en charge de gérer l'aspect administratif et pédagogique des formations dont il aura la charge pour le bon déroulé de celles-ci.

Activités principales

L'agent exerce de gestion administrative et pédagogique pour l'EPN12 qui regroupe 15 enseignants-chercheurs et 8 personnels BIATSS.
Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Gestion administrative et pédagogique

L'agent aura la charge la gestion de plusieurs formations et exercera des missions administratives et pédagogique, comme mentionnées ci-dessous :
- Accueil et Orientation :
- Interface privilégiée entre les élèves et les enseignants ainsi qu'avec les principaux interlocuteurs internes du CNAM.
- Accueil, information et contribution à l'orientation des candidats et des élèves par mail, par téléphone (redirection le cas échéant vers les bons interlocuteurs : VAE, Fabrique des compétences

- Suivi des inscriptions des auditeurs :

- Suivi des inscriptions et des dossiers individuels de scolarité des élèves.
- Assurer le lien entre l'auditeur et l'enseignant responsable pour la validation pédagogique du dossier.
- Edition et envoi de la lettre d'acceptation.
- Création d'un dossier par auditeur et envoie des pièces d'inscriptions.
- Envoi des dossiers d'inscriptions complets et vérifiés à la scolarité.
- Montage des dossiers de financement des formations des élèves et des conventions de formation.
- Reporting des principales informations liées aux auditeurs dans des tableaux de suivi

- Organisation des enseignements des diplômes tout au long de l'année :

- Planification, programmation et organisation des enseignements, en procédant aux ajustements nécessaires en fonction des disponibilités des enseignants et des vacataires enseignants.
- Réservation des salles de cours en lien avec le service de planification du Cnam Paris. Création des salles de cours virtuelles accrue en période de crise sanitaire.

- Organisation des examens et des jurys :

- Contribution à l'organisation des examens, enregistrement des notes et diffusion des résultats, organisation des soutenances de fin de formation et constitution des dossiers pour la délivrance des diplômes.
- Interface avec les services du Cnam : scolarité, planification des salles, direction nationale des formations (DNF).

- Gestion des dossiers des intervenants et des heures d'enseignement :

- A l'aide de l'application dédiée « SAGHE », en coordination avec les enseignants de l'équipe, ainsi qu'en concertation avec la direction de l'EPN :
- Lancement du dossier de recrutement vacataire en lien avec le CSPRH
- Saisie des prévisionnels d'enseignement par plan de formation
- Récupération des feuilles d'émargement et passage en réalisé des heures d'enseignement sur SAGHE dès réception
- Contrôle et saisie des déclarations d'heures d'enseignement effectuées.

Activités secondaires

- Mise à jour des pages internet et appui au développement de la FOD.
- Contribution à l'élaboration des plaquettes d'information et diffusion auprès des partenaires institutionnels et professionnels )
- Mise en place et gestion de bases de données document

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2126,00 Euros à 2127,00 Euros sur 12 mois