Gestionnaire administratif et pédagogique en formation continue (H/F)

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M?.

Ce poste est à pourvoir au sein de la Direction de la Formation, de l'Insertion Professionnelle et de la Vie Etudiante.

Mission :

Le ou la technicienne en gestion administrative a en charge la gestion de formations certifiantes ou qualifiantes dans les domaines des sciences (diplômes nationaux « DN », diplômes universitaires « DU », diplômes interuniversitaires « DIU », stages qualifiants, validation des acquis d'expérience « VAE » ..).

Il ou elle exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la formation continue ; recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du pôle.

Il ou Elle accueille, informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.



Activités principales :

- Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations concernant les stagiaires
- Elaborer les contrats/conventions de formation professionnelle continue
- Gérer la procédure d'inscription du candidat en lien avec les services de scolarité
- Assurer l'organisation (convocation, planning, émargement, etc.) et le suivi de la formation (attestation, fiches d'évaluation )
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité et répondre aux exigences relatives à la démarche qualité via notamment le respect des procédures de gestion.




Autres activités :

- Réaliser des opérations de gestion courante
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ), les reproduire et les diffuser
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents


Encadrement : NON

CDD de 12 mois

Horaires : 37H04 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Adapter un dispositif de formation selon les évolutions pédagogiques, sociales, économiques et techniques - Souhaité
• Animer, coordonner une équipe - Souhaité
• Piloter une activité - Souhaité
• Accueillir et prendre des messages - Souhaité
• Accueillir les populations concernées - Souhaité
• Rédiger des rapports ou des documents - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération A partir de 1971 brut par mois