Gestionnaire administratif et logistique (H/F)

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe recherche et innovation, et s'exprime en sciences fondamentales et appliquées pour répondre aux enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université est au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle, et propose aussi des formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris, l'Université bénéficie d'une position géographique favorisant sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L'institut d'Optique (IOGS) est un établissement privé d'enseignement supérieur et de recherche, établissement composante de l'Université Paris-Saclay.

L'institut d'Optique a pour ambition de réunir dans un même établissement l'ensemble des activités liées à la photonique : recherche, formation, innovation, création d'entreprises, conseil et valorisation industrielle.

L'agent.e recrutée.e sera affecté.e à la Direction des services de l'IOGS à l'accueil du bâtiment 503.

Missions principales de l'agent.e :

-Gestion administrative et suivi des dossiers
-Accueil
-Création et suivi des badges, listes de diffusion
-Gestion des clés
-Mise en place et application des règles de sécurité. (Vigipirate, dé-confinement, incendie )
-Diffusion des informations et suivi des listes de diffusion et annuaire.
-Accueil et enregistrement des visiteurs
-Réception, enregistrement et distribution des colis et courriers


Connaissance, savoir :

-Connaissance des procédures administratives et d'accueil
-Connaissance des outils bureautiques, utilisation des logiciels et bases de données
-Connaissance des règles administratives

Savoir-faire :

-Sens de l'organisation et travail en équipe
-Rédaction de documents
-Maitrise des outils bureautiques et informatiques
-Maitriser les techniques de communication écrites et orales
-Savoir planifier et respecter les délais, gérer les échéances
-Savoir obtenir les informations nécessaires à ses missions

Savoir-être :

-Capacité d'adaptation
-Sens de l'organisation
-Sens de l'initiative
-Réactivité
-Rigueur
-Discrétion

Horaires : 36H50 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• outils bureautiques - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros à 2400,00 Euros sur 12 mois