GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET DE PROJETS (H/F)

UNIVERSITÉ JEAN MONNET
Campus Tréfilerie
10 RUE Tréfilerie
42023 Saint-Étienne CEDEX 2

Mission :
Le-la gestionnaire de projets contribue à la gestion administrative du service et assure en lien avec les autres services de l'Université, comme la Service de la Vie Étudiante et des Personnels (SVPE) et la Médecine Préventive Universitaire (MPU), le développement d'actions transversales à destination des étudiants et des personnels.
Elle.il travaille en étroite collaboration avec la directrice du SUAPS.

POSITIONNEMENT :
Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du SUAPS.

ACTIVITES :
I. Gestion administrative du service y compris dans sa dimension financière.

- Être le relais du directeur sur les missions administratives.
- Être le relais RH pour la gestion des titulaires, des vacataires et vacataires étudiants (contrats, heures vacataires, OSE).
- Aide à la gestion financière du site de Roanne en étroite relation avec le responsable du site.
- Apporter un soutien à l'élaboration et à la gestion des conventions avec les partenariats extérieurs (entrée sur ECONV et facturation...).
- Assurer la régie financière.
- Gérer les devis, établir les bons de commandes, les factures, transmettre les bons de commandes aux fournisseurs.
- Secrétariat du service (courrier, mail ).
- Gestion du classement et de l'archivage des documents.
- Etablir des statistiques, des tableaux de bord et faire des extractions dans les systèmes d'informations de l'Université.
- Gestion des déclarations d'accidents étudiants.
- Gestion des achats liés au secrétariat.
- Assurer la prise de notes et la synthèse de documents, participation à la réunion hebdomadaire du service et compte rendu de réunion.
- Aide administrative (en second plan) pour la mise en place du contrôle d'accès des installations et de la réservation des salles de Denis Papin et de la MDU avec le responsable logistique du site.

II. Accueil et communication

- Accueillir, orienter et renseigner les étudiants et personnels.
- Répondre au téléphone pour renseigner et guider les usagers.
- Informer et conseiller sur les offres de formations du SUAPS.
- Réceptionner les dossiers, établir les listings et la gestion financière des cartes de sport du personnel et des étudiants des écoles conventionnées.
- Mise à jour du site internet du SUAPS, alimenter et enrichir les réseaux de communication (FB, Instagram )
- Développer et mettre en ?uvre des actions de communication (promotion du service).
- Être le relais communication du service.
- Communication spécifique liée au développement d'événements.

III. Activités liées à l'organisation spécifique des enseignements des activités physiques et sportives

- Participer à la gestion et à l'organisation des activités physiques et sportives proposées par le service.
- Aide à l'enregistrement des notes FQ, FB dans l'application webnote, lien étroit avec les scolarités.
- Gestion de la location de matériel (kimonos, gants des boxe ).
- Gestion financière liée à l'organisation de stage.
- Aide à la conduite de projets ou futurs projets propres au service ou transversaux (projet CVEC, UE ).
- Inscription des étudiants au sport de compétition (FFSU).

COMPETENCES PROFESSIONNELLES :

I - Savoirs
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Université et des modalités de fonctionnement internes.
- Connaître les activités physiques et sportives et leurs réglementations.
- Connaître les techniques de communication.

II - Savoir faire
- Savoir développer des relations professionnelles avec les autres structures ou services.
- Maitriser les logiciels bureautiques.
- Maîtrise des techniques de communication.
- Qualités d'expression écrite et orale.
- Connaissances de la conduite de projet.
- Connaissances des outils multimédia.

III - Savoir être
- Compétences relationnelles et de communication,
- Forte capacité d'autonomie, d'adaptation, de rigueur et d'initiative.
- Sens de l'organisation.

Horaires : 38H05 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Selon grille