Gestionnaire administratif des moyens généraux h/f

L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites. 


CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être : 
- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants, 
- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,
- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.

CY Cergy Paris Université s’est engagé dans un processus d’amélioration de sa politique en matière de ressources humaines (démarche Human Resources Strategy for Researchers) et a obtenu le label Excellence in Research. Ce label représente un atout pour :
* Améliorer la qualité de l’emploi, du développement des compétences et de l’environnement de travail des chercheurs (responsabilité sociétale des entreprises, qualité de vie au travail).
* Développer l’attractivité de l’établissement,
* Soutenir une forte ouverture à l’international.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.
 
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
Les objectifs du contrat de site et du contrat d'objectifs et de moyens de l'université se déclinent sur le plan de la stratégie immobilière autour de deux axes forts :
1/ Construire une carte universitaire répondant aux enjeux d'attractivité du territoire et de développement durable de l'université.
2/ Répondre à l'évolution des besoins des missions d'enseignement et de recherche et améliorer les conditions de travail. La direction du patrimoine immobilier a pour mission de répondre a ce double objectif et permettre ainsi à l'établissement de faire émerger des pôles identitaires, d'optimiser et améliorer la performance du patrimoine immobilier, et participer à l'adaptation des nouvelles pratiques pédagogiques et de recherche et aux besoins des usagers.
Pour cela, la DPI contribue aux besoins de locaux neufs, aux exigences de conservation en bon état de fonctionnement et de sécurité de l'existant ainsi qu'aux besoins d'adaptation et de développement des différents infrastructures immobilières ainsi qu'aux besoins dans le domaine des moyens généraux.

MISSIONS :
En qualité de gestionnaire, l'agent assure la mise en oeuvre administrative, le suivi, le contrôle et l'alerte ainsi que le rôle de conseil auprès de la direction du service des différentes composantes sur les différentes prestations externalisées dont il a la charge. Les principaux contrats sur lesquels l'agent intervient sont le contrat d'entretien des espaces vert, 3D (dératisation, désinsectisation, désinfection) ainsi que le dépigeonnage, la convention tags, les solutions d'impressions (marché reprographie et copieurs) etc.

L'agent intervient sous l'autorité hiérarchique du chef de service et est positionné sous l'autorité fonctionnelle de l'adjoint aux moyens généraux.

ACTIVITE PRINCIPALES :
Activités esssentielles / gestion des marchés
Réaliser de opération de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (admiratives, financière, ressources humaines)
Saisir, mettre en forme des documents divers (courrier, rapports, certificats administraifs..), les reproduires et les diffuser.
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
Appliquer la réglementation imposées dans le domaine d'activité
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des courriers
Classer et archiver des documents
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Suivre la bonne exécution des marchés conformément aux clauses contractuelles
Instruire les demandes de devis
Assurer un rôle d'alerte et de conseil
Participer à l'analyse des besoins de l'établissement
 
COMPETENCES :
Connaissance et mettre en oeuvre les règles générales d'hygiène et de sécurité propres aux ERP.
Méthodologie de la logistique, Connaissance de la règlementation des marchés publics, Connaissance budgétaire générales, Concevoir et mettre en œuvre des procédures.
Analyser les coût et présenter des bilans et des ratios sur les opérations