Gestionnaire administratif de formation (H/F)

Au sein de la Direction Auvergne-Rhone-Alpes (ARA) de Simplon et sous la responsabilité, nous recherchons deux profils de Gestionnaires Administratifs de formation.
Ce rôle a pour objectif de sécuriser le lancement, le suivi et la clôture des formations qui se déroulent au sein du centre de formation Simplon ARA.

Missions principales :

Suivi des lancements des formations en ARA
-Saisir les formations dans les outils externes pour assurer la visibilité de la session chez nos prescripteurs
-Comprendre le cadre administratif de chaque formation qui se lance, en lien avec les responsable de l'équipe
-En lien avec les chefs de projets formation, s'assurer que les documents en lien avec le démarrage et la clôture de la formation ont été distribués aux apprenants

Suivi des apprenants en ARA
-Accompagner les apprenants dans la phase d'intégration au sein de la formation : signature du contrat de formation, dépôt des pièces obligatoires,...
-Monter les dossiers de rémunération des apprenants si nécessaire
-Déclarer l'entrée en formation des apprenants dans les plateformes Pôle Emploi et autres
-S'assurer du bon déroulement de l'émargement et de la remontée des absences dans Yparéo
-Saisir les assiduités et abandons dans les plateformes Pôle Emploi et dans le logiciel Yparéo

Coordination avec la Direction Administrative et Financière Siège
-Communiquer quotidiennement avec la DAF Siège en fonction de leurs besoins pour remonter les informations nécessaires à la facturation
-Contribuer à la résolution des litiges en lien avec les problèmes de saisies des heures de présences et abandons de formation

Gestion des locaux
-Émettre les commandes de petit matériel et fournitures nécessaires au bon fonctionnement des fabriques de la région
-Réceptionner les commandes effectuées
-Communiquer avec les services généraux en central pour garantir la conformité des locaux

Compétences attendues :
-Bon relationnel, capacité à communiquer à l'oral comme à l'écrit avec de multiples interlocuteurs (apprenants, chefs de projets, formateurs, support plateformes,...)
-Autonomie et proactivité dans la résolution de problèmes
-Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle
-Capacité à prioriser les demandes et dire "non" en cas de besoin
-A l'aise avec les outils informatiques
-Rigueur et capacité à auto contrôler les saisies réalisées
-Capacité à rechercher les informations

Expérience requise : 2 ans d'expérience professionnelle au sein d'un service administratif, idéalement en organisme de formation, avec un relationnel direct avec les apprenants.

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 30000,00 Euros à 35000,00 Euros sur 12 mois