Gestionnaire administratif - CRNL-ISPB (H/F)

Pour postuler:

CV + LETTRE DE MOTIVATION + REFERENCE DE L'OFFRE à envoyer par mail à :
candidature.emploi@univ-lyon1.fr

LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS ETUDIEES

Poste partagé ISPB (60%) et le CRNL (40%).

L'ISPB - Faculté de Pharmacie Lyon 8ème a pour mission de former des pharmaciens dans différentes domaines de l'industrie, la pharmacie d'officine l'hôpital, la recherche...
l'ISPB propose également de la formation continue ou de l'apprentissage : diplômes d'universités, formations courtes, DEUST de préparateur en pharmacie ainsi que 3 masters. Le poste proposé se situe au sein du service de scolarité pharmacie qui compte 7 gestionnaires et 1 responsable de scolarité.

Le CRNL est localisé sur le Groupe des Hôpitaux Est, est une unité mixte de recherche sous la tutelle de l'UCBL, de l'Inserm et du CNRS. Il compte environ 450 membres répartis sur 18 équipes, 10 plateformes et des services communs.

L'agent sera intégré au sein du pôle de gestion financier et RH composé de 9 gestionnaires et placé sous la responsabilité des 2 adjointes de la directrice Administrative et Financière de l'unité. Son lieu de travail sera le bâtiment Neurocampus Michel Jouvet, sur le site du CH Le Vinatier.

Description du poste-Missions principales :
Pour la quote-part CRNL (40% du temps) : exécuter des actes administratifs et de gestion courante liés au budget de plusieurs équipes de recherche de l'unité. Pour la quote-part ISPB (60% du temps) les fonctions sont des fonctions de scolarité

Activités principales de l'agent :
CRNL :
Réaliser des opérations de gestion courante : gérer des commandes, organiser des déplacements dans le cadre de missions
Appliquer la réglementation imposée en matière budgétaire et comptable
Suivre l'exécution budgétaire
Suivre différents dossiers, relancer les fournisseurs, les interlocuteurs internes ou externes
Instruire des dossiers de demande de recrutement
Saisir et mettre à jour des bases de données (notamment base des personnels de l'unité)

ISPB : scolarité de master et de DEUST
Faire les inscriptions administratives et pédagogiques, renseigner les étudiants
Gérer les emplois du temps et les demandes de salles
Gérer les stages : s'assurer du circuit des signatures, transmission aux stagiaires et organismes d'accueil
Gérer les examens : réservation salles, recueil des sujets et des notes, gérer les jurys de délibération et soutenance
Travail en collaboration avec 1 autre gestionnaires : les missions de scolarité sont variables et peuvent évoluer

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Suite bureautique - Progiciels de gestion (SIFAC, ) - APOGEE - ADE - ELIPSE
Poste polyvalent et localisé sur 2 sites

DESCRIPTIF DU PROFIL RECHERCHÉ
Diplôme/titre requis pour les contractuels : Baccalauréat minimum
Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : Débutant accepté

Compétences attendues :
Mettre en ?uvre des procédures et des règles
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité : Word, Excel, etc.
Savoir chercher l'information
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et contraint

Connaissances
Règles et techniques de la comptabilité et de la gestion financière
Connaissance du milieu de la recherche à l'université ou dans un EPST"
Savoir rendre compte
Savoir accueil du public

Savoir être :
Sens relationnel : être à l'écoute et faire preuve de pédagogie
Savoir travailler en équipe
Être autonome et adaptable
Être organisé-e et rigoureux-euse

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

CAP, BEP et équivalents - Exig?

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Logiciels de gestion du temps de travail - Exigé
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Exigé
• Préparer les éléments constitutifs de la paie - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Exigé
• Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Réaliser des opérations liées à la gestion des ressources humaines - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2002,07 Euros sur 12 mois