Gestionnaire administratif accueil et logistique (H/F)

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CV + LETTRE DE MOTIVATION + REFERENCE DE L'OFFRE à envoyer par mail à :
candidature.emploi@univ-lyon1.fr

LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS ETUDIEES

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.

Descriptif du service :
L'Observatoire de Lyon est une école interne de l'Université Claude Bernard Lyon 1 et un Observatoire des Sciences de l'Univers du CNRS/INSU basé sur 2 sites (Saint Genis Laval et campus Lyon Tech-La Doua) avec une antenne à l'Ecole Normale Supérieure de Lyon. Il regroupe 2 unités mixtes de recherche, le Centre de Recherche Astrophysique de Lyon et le Laboratoire de Géologie de Lyon, Terre, Planètes, Environnement ainsi qu'une unité d'appui à la recherche, qui comprend les services communs.

Description du poste :
La personne recrutée aura pour mission(s) d'assurer l'accueil, l'assistance administrative et logistique de l'Observatoire de Lyon -- site de Saint Genis Laval, pour le compte de l'UAR 3721 et du CRAL - UMR 5574.

Activités principales de l'agent :
- Accueillir et orienter les personnes (physique et téléphonique), gérer des entrées sur le site (barrière, livraisons des fournisseurs, badges visiteurs et clés )
- Assurer le soutien logistique des personnels et usagers sur le site de Saint Genis Laval (réception et distribution du courrier et des colis, gestion des réservations de salles, véhicules, chambres, équipements multimédia)
- Coordonner et assurer le suivi de l'activité ménage du site de Saint Genis Laval en lien avec le prestataire de service
- Coordonner et assurer le suivi de l'entretien du linge en lien avec le prestataire
- Réaliser les demandes d'achat (devis, gestions des stocks)
- Assister la/le responsable du service de diffusion des savoirs dans la gestion administrative et service, participer à l'organisation logistique des visites de scolaires et des grandes manifestations
- Référente stagiaire de 3ème : Organiser, encadrer, planifier, animer les stages des élèves de 3ème, gérer les conventions de stage. (Stage de 20 élèves, deux fois par année scolaire.)
- Gérer les sites intranet du CRAL et de l'OSU : rédiger et publier les pages dédiées aux réservations de chambres et de véhicules de l'Observatoire de Lyon, ainsi que des articles sur des informations plus collectives.
- Etre la/le référent archive de structure
- Une polyvalence est attendue sur le poste en période de pic d'activité et de congés (prise en charge de missions et des commandes).

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Pack office

Conditions particulières d'exercice : Déplacement occasionnel sur le site de la Doua, participation aux manifestations (portes ouvertes, journées du patrimoine, fête de la science)

Descriptif du profil recherché
Compétences attendues :
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication
- Techniques d'élaboration de documents, savoir rédiger (courriels, courriers, notes ...)
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les outils de bureautique
- Techniques de classement et d'archivage

Connaissances :
- Connaissances générales de l'organisation, du fonctionnement et des circuits des établissements d'enseignement supérieur et de recherche et des organismes de recherche
- Notions des règles et techniques de la comptabilité publique

Savoir être :
- Savoir travailler en équipe et sens relationnel
- Savoir rendre compte et alerter
- Sens de l'organisation, réactivité, rigueur
- Savoir hiérarchiser les priorités, gérer une activité dans un cadre de gestion complexe
- Polyvalence

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Souhaité
• Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité
• Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2002,07 Euros sur 12 mois