Executive Assistant / Office Manager (H/F)

EXECUTIVE ASSSISTANT / OFFICE MANAGER

DETAILS DU POSTE :
Assurer le maintien et l'organisation du bureau français ainsi qu'un soutien au Directeur Général France, au Directeur Général Europe et aux membres de la haute direction concernés, en gérant quotidiennement toutes les affaires liées à l'entreprise et en aidant à la mise en ?uvre et au développement de tout projet spécial pour soutenir la direction dans la coordination efficace de leurs activités quotidiennes et s'assurer que les objectifs fixés sont effectivement atteints.

Office management
- Promouvoir une communication interne dynamique liée à la vie du bureau (ex : arrivée de cartes, de nouveaux collaborateurs, événements, ) avec pour objectif de renforcer la cohésion et l'esprit d'équipe
- Coordonner le fonctionnement des locaux : commandes de fournitures, du matériel de bureau et gestion des prestataires, gestion des imprévus et des pannes possibles du type wifi ou plomberie, provision de panier de fruits, arrosage des plantes, etc )
- Participation à l'accueil des nouveaux arrivants (commande ordinateurs, organisation de pots d'arrivée, process administratif interne d'intégration des nouveaux collaborateurs)
- Tenir un inventaire du matériel de la société ainsi que des cartes d'accès
- Suivi du parc informatique et consolidation mensuelle des besoins en matériel de bureau et passage de commande
- Participer à l'organisation d'évènements internes (notamment des séminaires annuels)
- Assurer la mise en conformité des espaces de travail
- Assurer la bonne tenue des locaux et le respect des règles d'hygiène et de sécurité au sein du bureau en organisant les éventuelles formations nécessaires
- Assurer la recherche de nouveaux bureaux dans le cadre d'un déménagement et prendre en charge l'organisation du déménagement
- Organiser la présence au bureau (télétravail et présentiel) en conformité avec la Charte de télétravail
- Assurer le suivi des différents déplacements collaborateur en soutien avec les RH

Gestion Administrative du bureau et Assistanat de Direction
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Prendre en charge les appels téléphoniques
- Gérer les commandes mensuelles de tickets restaurant
- Gérer la validation des demandes de déplacements des collaborateurs via l'application TravelPerk dans le respect de la politique de voyage et déplacements en place dans l'entreprise
- Gérer les commandes de fournitures pour le bureau Français en coordination avec les équipes Finance pour validation
- Assister et soutenir le Directeur Général Europe, le Directeur Général France et le Directeur Financier Europe, gérer leurs affaires commerciales au quotidien et effectuer toutes les tâches administratives/de secrétariat pour assurer la coordination efficace de leurs activités ;
- Organiser les agendas des membres de la haute direction pour les tenir à jour et maximiser leur efficacité en termes de temps ;
- Coordonner les arrangements pour les réunions et les conférences, en rassemblant le matériel approprié pour assurer leur bon déroulement ;
- Assurer la liaison avec les voyages pour coordonner tous les membres de l'équipe de haute direction qui ont demandé des arrangements de voyage pour s'assurer que l'itinéraire et l'hébergement sont organisés efficacement ;
- Gestions, revues et validations des notes de frais en accord avec la politique des notes de frais en place dans l'entreprise et l'outil OneExpenses
- Organiser et planifier des réservations pour des déjeuners d'affaires ou des événements
- Assister les équipes dans la gestion de toutes les fonctions opérationnelles afin d'assurer une gestion sûre et rentable, y compris la gestion des besoins en RH
- Mener des recherches préliminaires sur une variété de sujets

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Organiser, coordonner un événement - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Exigé
• Gérer un planning - Exigé

Langues

Anglais - Exig?
Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 40000,00 Euros sur 12 mois