D'Attaché(e) de direction chargé(e) de la planification (H/F)

Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.

L'Institut de Langue et de Culture Françaises du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l'UCLy recrute un(e) Attaché(e) de direction chargé(e) de la planification à mi-temps. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement à la Direction de l'ILCF ainsi qu'à l'Attachée d'Administration Universitaire (A.A.U.), ce collaborateur aura pour principales fonctions :


MISSION PRINCIPALE, FINALITE : Planifier et optimiser l'ensemble des activités en lien avec les programmes pédagogiques, évènements de l'institut, examens DELF-DALF, TCF, activités culturelles, ce en fonction des ressources.


PRINCIPALES ACTIVITES :

Planification

Centraliser l'ensemble des données relatives à l'élaboration des plannings :
- Connaitre l'offre de formation ILCF et l'offre FLE de ses partenaires internes (ESDES - Droit - RI)
- Collecter et traiter les disponibilités des enseignants
- Connaitre le calendrier et l'organisation des sessions DELF/DALF communiqué par la chargée de mission DELF/DALF pour réserver les salles d'examens / de correction adéquates aux périodes concernées

- Planifier, ordonnancer les cours, les périodes d'examens semestriels et quelques évènements internes

- Mettre à jour (en temps réel) les plannings pédagogiques (annulations, déplacements de cours, changement de salles, etc.) et tenir à jour les tableaux de bord ainsi que le fichier de suivi mis à disposition par la RAU.

- Organiser l'alternance des plannings des programmes mensuels / programmes semestriels/ offres sur mesure : collecter des informations, planifier et communiquer avec l'AAU, la chargée de mission DELF-DALF, les responsables des études et l'équipe de direction.

- Effectuer la saisie des emplois du temps dans le logiciel ADE (cours, éléments du calendrier général, enseignants, etc.) suivant les règles et procédures en lien avec les responsables des études, l'équipe de direction et la RAU.

- En concertation avec les Responsables des Etudes et la direction évaluer et approuver les demandes de modifications d'horaires.
- S'assurer du bon fonctionnement, de la synchronisation des logiciels ou applications ADE / Synergie / e-campus /MyUcly ainsi que de la cohérence des données.

- Editer les plannings individuels des enseignants et les leur communiquer aux Responsables des Etudes, au Secrétariat ainsi qu'à la Direction et au service animation culturelle de l'ILCF.

- S'assurer de la bonne diffusion des plannings sur MyUcly.

- Participer à des réunions en lien avec l'organisation pédagogique et logistique.

- Effectuer le reporting de la planification à l'équipe de direction et à la RAU

- Être l'interlocuteur principal de la RAU et de l'équipe de direction pour le traitement des données RH

Appui à l'ingénierie pédagogique

- En lien avec l'AAU, la responsable du service culturel et l'équipe de direction, apporter un soutien ponctuel à la planification des activités dans le cadre de l'offre de cours sur mesure

RELATIONS : Equipe de direction ILCF, RAU, AAU, Chargée de mission DELF/DALF, Responsables des études, Enseignants ainsi que l'ensemble des services centraux de l'université, spécialement les Moyens Généraux et l'Administration des formations.


Profil :
- Maitrise des outils statistiques : tableurs et base de données
- Sens de l'organisation, du dialogue et de l'écoute et esprit d'initiative
- Anticipation, prévision et réactivité
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur, autonomie
- Capacité à gérer des priorités
- La maitrise avancée des logiciels ADE et Synergie, de la plateforme e-campus et de l'appli My Ucly serait un plus.

Horaires : 17H30 Travail en journée

Formations

Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1122,46 Euros à 1122,47 Euros sur 12 mois