Coordonateur/trice Administratif (H/F)

De la petite enfance au grand âge, l'UFCV en Provence Alpes Côte d'Azur se donne pour mission d'accompagner ses publics et améliorer leur quotidien. Les actions portées par les équipes de la région soutiennent les engagements de notre projet associatif.
Au sein d'une équipe administrative régionale de sept collaboratrices, le (la) coordonnateur (trice) administratif (ve), assurera la bonne coordination de la fonction administrative d'une partie de l'activité Animation Territoriale et Petite Enfance de la région.
Il ou elle intervient aussi sur les missions administratives et accueil standard physique et téléphonique au sein de l'équipe, et sur la région.

Les principales missions seront :
Coordination et administration des ventes, inscription / Administration des activités :
- Traitement complet des inscriptions dans les logiciels métier,
- Traitement de la trésorerie associée / recouvrement,
- Participation à l'organisation des activités,
- Participer à l'élaboration de la GTA sur chaque site d'animation,
- Facturation aux collectivités ou aux clients « groupe »,
- Etre en lien avec les acteurs de terrain (directeurs, référent animation territorial, ).

Elaboration et évolution des outils et des procédures :
- Contribuer à l'élaboration des procédures régionales et des outils nécessaires à leur mise en ?uvre,

Assister les Responsables d'Activités :
- Participer à la réservation Fournisseurs,
- Participer aux contrôles financiers (pointage comptabilité, commande Cb, etc ) en lien avec les équipes pédagogiques et éducatives, les responsables d'activités et l'équipe comptable,
- Participer au suivi administratif des intervenants occasionnels du secteur,
- Participer au suivi et évolution des activités,
- Participer à l'élaboration des réponses aux appels d'offres pour les marchés publics ou DSP,
- Correction orthographique et mise en page des dossiers,
- Participer aux bilans financiers des actions en lien avec les responsables d'activités et l'équipe comptable (mise en forme de comptes de résultats, retraitement des comptes de résultat aux format CAF, .).


Contrat : CDI - temps plein 35h hebdomadaire lundi au vendredi
Rémunération : de 1907 à 1973? BRUT mensuel
Convention collective : ECLAT - indice 280 niveau C technicien.ne
Complémentaire santé : Harmonie mutuelle
Avantage : prime d'ancienneté (2 points par an), prime familiale, prime de reconstitution de carrière, CSE (chèque cadeau et ANCV + réduction nombreux loisirs), plan développement des compétences national avec nombreuses opportunités

Profil recherché
Expérience significative de secrétariat de direction.
Bac+2 Assistant Gestion ou équivalent

COMPÉTENCES
Maîtrise de la suite Office indispensable
Accueil clientèle et gestion d'un standard
Gestion de dossiers d'appels d'offre
Connaissance des systèmes qualité et rédaction de procédure

QUALITÉS
Organisé.e, méthodique et rigoureux.se
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre optimisme, en alliant gestion du stress et esprit d'équipe.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1907,00 Euros à 1973,00 Euros sur 12 mois