Coordinateur.trice Régie Evénementielle (H/F)

Le Voyage à Nantes est une société publique locale (SPL) créée en janvier 2011 et chargée de la promotion du dispositif culturel mis en place par Nantes, et plus généralement de la destination Nantes Métropole.

La SPL Le Voyage à Nantes recherche, pour le pôle évènementiel et programmation culturelle du service technique des Machines de l'Île, un-e : Coordinateur.trice Régie Événementielle.
Le service technique des Machines de l'Île est impliqué dans l'exploitation des bâtiments comme dans la réussite des projets et il comprend 26 collaborateurs et collaboratrices répartis-es au sein de quatre pôles : pôle Carrousel, pôle Éléphant, Galerie et Branche prototype, pôle Exploitation générale et pôle Évènementiel et programmation culturelle.

Mission principale :
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable technique production spectacle et évènements, vous coordonnez, organisez la mise en place et assurez l'accueil des événements qui se déroulent sur le site des Machines de l'île.

Principales activités :
Pour les événementiels Affaires en lien avec la Responsable du Service Commercial Affaires :
1. Suivre le planning d'exploitation en s'assurant de la faisabilité calendaire et en étant force de proposition sur les possibilités d'accueil des événements
2. Assister aux RDV de repérage client accompagné-e du-de la chargé-e de clientèle Affaires, ainsi qu'aux réunions de préparation
3. Assurer des missions d'administration, notamment :
- en collectant l'ensemble des documents préparés par le service commercial Affaires (déroulés, fiches techniques, signalétique)
- en préparant les budgets prévisionnels et en suivant les engagements de dépense
- en réalisant les plans d'implantation
4. Demander des devis complémentaires (sécurité / hygiène / technique) et assurer le suivi des prestataires
5. Organiser les plannings de montage, d'exploitation et de démontage dans le respect des normes de sécurité, du code des ERP, du code du travail et des consignes de la Direction. Piloter la logistique lors du montage et le jour J, dans le respect des normes de sécurité, du code du travail et des consignes de la Direction
6. Participer aux opérations de manutention (installation de la signalétique, vestiaire, mobilier léger, etc.).
7. Assurer l'accueil des évènements et être présent-e pendant toute leur durée. Participer à l'évaluation du bilan de l'événement
8. Participer à la réflexion quant à l'amélioration de la proposition de service

Pour les évènementiels liés à la programmation culturelle :
9. Intervenir ponctuellement, à la demande du responsable de service, notamment, en participant à des missions liées à l'organisation et à la logistique

Profil :
- Intérêt pour le secteur culturel, artistique et/ou touristique et les activités du Voyage à Nantes
- Intérêt pour les enjeux culturels, sociaux et environnementaux d'une démarche RSE en entreprise
- Formation BAC+2 : régie technique, projets événementiels, communication événementielle
- Expérience de 3 années minimum dans un poste similaire
- Niveau d'anglais B2 (dont anglais technique)
- Connaissances en gestion budgétaire
- Connaissances des normes de sécurité des espaces et des établissements recevant du public (ERP)
- Capacité à centraliser, à traiter et à assurer la transmission de l'information dans le respect du planning d'anticipation
- Capacité à organiser un projet événementiel (logistique, calendrier, organisation du site, réunions, )
- Capacité à utiliser des logiciels de CAO-DAO (Autocad et/ou Sketchup)
- Excellent sens de l'organisation et capacité à réaliser plusieurs tâches en même temps
- Capacité à détecter, à diagnostiquer et à proposer des solutions en cas de dysfonctionnement
- Capacité à gérer le stress et à rester calme
- Rigueur et précision
- Adaptabilité et aisance relationnelle

Habilitations spécifiques sécurité nécessaires pour la réalisation des missions (L'obtention préalable de ces habilitations serait un plus. Possibilité de formation à la prise de poste) :
- CACES / Autorisation de conduite : Gerbeur R485
- SSIAP 1

Travail possible le week-end, les jours fériés

Horaires : 35H Travail en horaires décalés

Compétences

• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Exigé
• Gestion budgétaire - Exigé
• Anglais B2 minimum - Exigé
• Organisation de soirées - Exigé
• Organisation d'évènements culturels ou artistiques - Exigé
• Organisation d'évènements professionnels - Exigé
• Concevoir une animation événementielle - Exigé
• Établir un devis - Exigé
• Organiser la logistique d'un événement - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Conseiller, accompagner une personne - Exigé
• Organiser, coordonner un événement - Exigé
• Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement - Exigé
• Contrôler la réalisation et les coûts d?une prestation  - Exigé
• Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires - Souhaité
• Élaborer, suivre et piloter un budget - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Répondre aux attentes d'un client - Exigé
• Recueillir et analyser les besoins client - Exigé
• Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires - Souhaité
• Communiquer à l'oral en langue étrangère - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Animer, coordonner une équipe - Exigé
• Travailler en réseau - Exigé
• Informer, renseigner, orienter une personne sur le site - Exigé

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2341,00 Euros sur 13 mois