Coordinateur des moyens généraux (H/F)

Créée en 1794, l'École Normale Supérieure (ENS) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international.

Missions principales

Le(La) coordinateur(-trice) des moyens généraux est en charge d'assister le responsable du pôle Agencement et Espaces Verts (PAEV). Il(Elle) doit planifier, encadrer et coordonner les interventions d'une ou plusieurs équipes en matière de logistique. Sur ce poste aux missions polyvalentes, le(la) coordinateur(-trice) assure aussi une fonction d'assistance administrative et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.


Activités principales

- Assurer le suivi, la gestion et le contrôle des marchés publics et des contrats en place au sein du PAEV (entretien des espaces verts, enlèvement des déchets, etc.)
o Suivre la bonne exécution des marchés ;
o Assurer l'interface avec les entreprises intervenant sur site ;
o Assurer le suivi administratif et technique des prestations ;
o Contrôler le service fait des prestataires ;
o Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord dans le domaine de l'activité ;
o Participer à l'élaboration des pièces écrites pour la passation des marchés publics qui concernent le service Logistique et Technique ;
o Participer à la supervision de l'exécution des contrats.

- Assurer la gestion quotidienne et le suivi administratif, financier et technique du PAEV
o Aspect administratif
Recueillir les besoins ;
Répondre aux demandes d'information des usagers ;
Assurer un suivi des commandes, des livraisons et des stocks ;
Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion et aux activités du PAEV ;
Effectuer les demandes et gérer les devis, estimer les coûts.

o Aspect technique
Assurer le suivi des opérations techniques : signalétique, aménagements techniques des caves et des salles d'archives, installations liées à l'événementiel, etc. ;
Gérer le parc automobile et vélo (suivi des réservations, de l'entretien, des réparations, des assurances, etc.) ;
Assurer l'interface et le suivi technique des prestations avec les entreprises intervenant sur site ;
Gérer les stocks (entreposage, catalogage, inventaire) ;
Coordonner et participer aux interventions techniques des services supports de la Direction Générale des Services (services informatique, travaux, sécurité) ;
Planifier les installations spécifiques et techniques ;
Organiser et gérer les opérations de déménagement, de réception, de livraison, de stockage et de manutention ;
Effectuer un suivi des navettes inter-sites.

- Assurer l'encadrement et la coordination
o Organiser, encadrer et contrôler l'exécution des interventions de l'équipe et des prestataires ;
o Établir les plannings d'intervention des activités de l'équipe et des prestataires ;
o Assurer l'interface entre sa hiérarchie et l'équipe ;
o Suppléer occasionnellement le responsable du PAEV (le représenter en réunion, sur le terrain, au contact des usagers, et faire le lien avec les services, les départements et les directions, etc.) ;
o Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l'activité du service ;
o Suivre et respecter les règles en matière d'hygiène et de sécurité dans les bâtiments classés en ERP et/ou dont l'exploitation est soumise au code du travail, particulièrement dans le cadre des interventions des entreprises extérieures.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1880,00 Euros à 2019,00 Euros sur 12 mois