Chef(fe) de secrétariat (H/F)

Le secrétariat du Musée officie pour l'ensemble des directions et missions du Musée.
Placé(e) auprès du chef de cabinet du musée de l'Armée, l'assistant(e) de direction est chargé(e) d'assurer le secrétariat et la supervision du service vaguemestre.
A ce titre, les essentielles tâches à prendre en compte sont :
- Gestion de l'agenda du directeur et les prises de rendez-vous en secondant le chef de cabinet ;
- Préparation des dossiers pour chaque réunion, en lien avec les équipes du Musée ;
- Prise en compte du courrier du directeur et préparation de correspondances
- Supervision des déplacements professionnels de la direction ;
- Appui au chef de cabinet pour la mise en ?uvre de réceptions protocolaires ;
- Assurer, en cas d'absence de la chargée du pôle courrier, de la distribution et l'envoi du courrier, de mailings pré triés par départements. Cette fonction requiert de grandes qualités relationnelles.
- Assurer la centralisation, en appui aux directions et missions, du travail de secrétariat courant.
La diversité des questions traitées et des outils utilisés, l'adaptation à des interlocuteurs différents (hautes autorités, directeurs, personnels des services) impliquent des qualités d'observation, de discrétion et de réactivité.

Management d'une équipe de deux personnes

Vous avez le Sens de l'organisation, êtes réactif(tive), faites preuve de discrétion, avez le sens des relations humaines

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Bureautique, pack office - Exigé

Rémunération selon expérience