Chef du pôle secrétariat service administration (H/F)

Ministère de la justice
Direction de l'administration pénitentiaire
Sous-direction des ressources humaines et des relations sociales
Bureau des affaires statutaires et de l'organisation du dialogue social

Ministère de la justice
Direction de l'administration pénitentiaire
Service de l'administration
Chef du pôle secrétariat
35 rue de la Gare - 75019 PARIS

L'administration pénitentiaire, sous l'autorité du garde des sceaux, ministre de la justice, et avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, des associations et d'autres personnes publiques ou privées, assure le service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l'insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique, dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.

Elle est l'une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s'élève à 3,9 milliards d'euros, dont près de 1,8 milliards hors titre 2. Elle emploie près de 43 000 agents. Outre l'administration centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d'insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales. Elle compte, en outre, deux services à compétence nationale, l'agence nationale du travail d'intérêt général et de l'insertion professionnelle et le Service national du renseignement pénitentiaire ainsi qu'une école de formation (ENAP). Elle prend en charge plus de 269 000 personnes, dont environ 180 000 en milieu ouvert et près de 89 500 placées sous écrou.

La/le chef de pôle du secrétariat du chef de service et de la sous-direction du pilotage et du soutien des services a pour responsabilité de piloter et de coordonner l'ensemble des attributions d'un pôle composé de 3 agents. Les fonctions suivantes sont exercées :
- Définition des priorités, organisations missions
- Accueil téléphonique et physique des personnes
- Gestion des agendas : rendez-vous internes et externes, organisations des réunions (élaboration des dossiers, mise en place de visioconférences )
- Traitement du courrier « arrivée » : enregistrement - répartition par service.
- Traitement du courrier « départ » : enregistrement via le logiciel « courrier » et envoi au(x) destinataire(s).
- Travaux dactylographiques divers (rédaction, prise de notes, mise en page des notes, mise à jour de tableaux, documents internes )
- Gestion des messages électroniques.
- Organisation des déplacements du chef de service, du sous-directeur, de son adjoint ainsi que des agents de la sous-direction (via le logiciel Chorus DT), réservation de billets de transports et hôtels.
- Classement, archivage

En outre, le chef de pôle assure le suivi prévisionnel des effectifs RH de la sous-direction en lien avec le pole RH de proximité.

Enfin, le chef de pôle est l'interlocuteur privilégié du chef de service, du sous-directeur et son adjoint dans l'animation quotidienne du service.

Encadrement de 3 agents de catégorie C

Votre profil
Maîtrise des outils bureautiques
Disponibilité, qualités relationnelles
Rigueur, méthode et sens de l'organisation
Discrétion, Esprit d'initiative
Aptitude à travailler dans l'urgence

Informations complémentaires :
Organisation de travail : 37h30 par semaine
Restauration : restaurant administratif sur place
Accessibilité en transport / Parking : RER, métro, bus / parking souterrain pour voitures et vélos

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Fiscalité - Souhaité
• Superviser les procédures de gestion financière - Souhaité
• Élaborer, suivre et piloter un budget - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération à partir de 2000€ brut mensuel