Chef de projet H/F

L’université d’Arras est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPCSCP)

créé en 1992. C’est une université pluridisciplinaire, implantée sur 5 sites : Arras, Douai, Béthune, Lens et Liévin.
Placée sous la tutelle du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, l’université d’Artois regroupe 8 UFR, 2 IUT et 17 équipes de recherche. Elle accueille 13 000 étudiants environ et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.
L’université d’Artois est membre de l’Alliance (A2U) qui réunit les universités d’Artois, l’UPJV et l’ULCO. Les trois établissements ont la volonté d’harmoniser leurs pratiques et dans ce contexte, le déploiement de PEGASE est programmé de manière concomitante et concordante. L’ensemble des établissements de l’A2U, mais de manière indépendante, va procéder au remplacement de son SI de scolarité (Apogée) par le progiciel PEGASE (PC-SCOL) à l’horizon de la campagne d’inscription 2025-2026.) Pégase est une solution portée par l’AMUE et l’association Cocktail.
 
Sous l’autorité de la Directrice des études, il aura pour mission, dans le respect des délais et moyens fournis, d’organiser, piloter et accompagner le déploiement fonctionnel du nouveau progiciel de scolarité PEGASE. Il assurera également la coordination opérationnelle des acteurs de l’établissement impliqués : Direction des études, Direction des systèmes informatiques et l’ensemble des composantes.
Il sera la personne référente du projet auprès des acteurs internes et les partenaires et prestataires externes. Il sera force de proposition pour suggérer des axes d’amélioration qui faciliteraient le déploiement et l’adaptation de la solution. Il/elle sera aussi le coordinateur et le lien entre le fournisseur/éditeur AMUE et l’université d’Artois.
Il/elle sera amené(e) à se déplacer régulièrement sur les sites de l’université d’Artois : Arras, Béthune, Douai, Lens et Liévin et travaillera en collaboration les universités partenaires (Alliance A2U entre l’université d’Artois, l’UPJV et l’ULCO).

Pilotage du projet :
* Mettre en place les outils de gestion adaptés au projet et définir les règles de prise de décision ;
* Définir avec les équipes internes et les partenaires, les contours, phases, ressources et livrables du projet, et élaborer un plan de gestion du projet (cycle de vie, charte, parties prenantes, communication, livrables, planning des opérations, coût, ressources, risques, bilan, transfert), en tenant compte des phases de développement de la solution par l'éditeur, des objectifs et des moyens humains et matériels du projet ;
* Mettre en place un plan de recueil des besoins, les synthétiser puis les prioriser ;
* Suivre et veiller au bon déroulement des actions à mettre en place et en rendre compte ;
* Créer et animer une communauté PEGASE (sensibilisation, groupes de travail, dossiers partagés, listes de diffusion etc.) et participer à la communication et à la promotion du projet ;
* Assurer le lien auprès de PC-SCOL ;
* Définir et suivre des indicateurs et jalons du projet. Veiller au bon déroulement des actions à mettre en place et en rendre compte.

Expert outil PEGASE : en étroite collaboration avec les services supports :
* Prendre en main l’outil Pégase ;
* Configurer et rendre opérationnel l’outil ;
* Transcoder les informations de l’ancien outil Apogée pour qu’elles soient transférables vers PEGASE ;
* S’assurer que le nouvel outil correspond aux attentes fonctionnelles de l’université ;
* S’assurer qu’après transfert de l’environnement à PEGASE les informations sont cohérentes et complètes ;
* Coordonner les actions de la DSI avec les fonctionnels pour PEGASE s’intègre bien dans le SI ;
* Contrôler la non régression des fonctionnalités.

Coordination des activités et accompagnement des acteurs internes :
* Piloter le déploiement du progiciel PEGASE auprès des utilisateurs métier en assurant la coordination entre les directions, services et composantes de formation concernés ;
* Être le premier interlocuteur des services techniques, fonctionnels, du prestataire et fédérer les parties prenantes ;
* Piloter et animer le comité opérationnel et les différents groupes de travail ;
* Élaborer et accompagner le changement et le déploiement du plan de formation des différents utilisateurs en lien avec la DRH.

Conseils, expertise et communication :
* Maitriser les implications opérationnelles des différentes étapes du projet ;
* S’assurer de la qualité de la reprise des données entre l’ancienne (Apogée) et la nouvelle application (Pégase) ;
* Veiller à la mise en conformité entre le nouveau logiciel et les autres outils connectés en lien avec la DSI ;
* Conseiller et apporter son expertise aux différents interlocuteurs internes ;
* Organiser les différents moments de communication interne sur le déroulement du projet auprès de la communauté universitaire.

 
Savoir-faire :
* Mobiliser son leadership pour fédérer et animer une équipe projet ;
* Compétences en gestion administrative ;
* Avoir une expérience de rédaction de documentation fonctionnelle et technique ;
* Avoir la capacité à faire le lien entre les équipes fonctionnelles et les équipes techniques
* Avoir la capacité de communiquer, de négocier et de convaincre des publics divers ;
* Avoir un esprit de synthèse ;
* Savoir gérer les risques et les aléas ;
* Savoir s'adapter, anticiper et prendre des initiatives.

Savoir être :
* Être autonome, adaptable, flexible et pragmatique ;
* Être force de proposition ;
* Travailler en équipe de façon transversale et avec différents interlocuteurs ;
* Avoir le sens de la rigueur et de la fiabilité ;
* Avoir un bon sens relationnel ;
* Être disponible et réactif ;
* Savoir gérer les situations de conflit.

Spécificité du poste :
* Connaissance souhaitée du SI scolarité Apogée : le ou la titulaire pourra bénéficier d’un accompagnement et de formations pour intégrer pleinement le poste ;
* Contraintes de délais à respecter ;
* Déplacements à prévoir.

Contrat CDD jusqu'au 31 décembre 2025
Rémunération brute mensuelle: 2128.73 euros