Chargé.e des affaires administratives et financières (H/F)

Au sein de l'université Paris-Saclay, l'Ecole universitaire de premier cycle (EUPSaclay) a pour mission de proposer un premier cycle exigeant, ouvert à la diversité des aspirations étudiantes, conforme à la mission de service public, et de piloter sa rénovation.

L'EUPSaclay constitue une structure totalement innovante qui permet de faire le lien entre l'ambition d'excellence qui prévaut à l'université Paris-Saclay et la formation de plus grand nombre, les étudiants pouvant décider de se former au niveau licence ou de continuer en master, voir doctorat. L' EUPSaclay assure un rôle de coordination pédagogique transverse des formations de son périmètre, le suivi et l'évolution de l'offre de formation dans le cadre fixé par la commission de la formation et de la vie universitaire (CFVU), et le collège premier cycle. Elle définit et organise de façon transversale les questions liées à l'accompagnement des étudiants, aux transformations pédagogiques favorisant la réussite étudiante, au développement de partenariats avec le monde socio-économique pour favoriser la construction du projet personnel et la professionnalisation des étudiants ainsi que l'insertion des diplômés. Elle s'inscrit dans la dynamique globale d'innovations et transformations pédagogiques de l'établissement. Elle coordonne le développement des passerelles entre formations pour accompagner l'orientation des étudiants.

Placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la direction de l'école (composée d'un directeur et d'une directrice/directeur adjoint), la ou le Responsable administratif coordonne et réalise les activités de gestion administrative et financière de l'école, avec le soutien de l'Assistante gestionnaire de l'école.

Missions principales de l'agent.e :

-Gestion financière, administraive et RH
-Support administratif des partenariats et des projets
-Rédaction et mise en application de procédures administratives communes avec d'autres entités (directions centrales, composantes, universités membres associés, etc.)

Dans ce cadre, ses activités principales sont :

-La préparation et le suivi d'exécution du budget, en lien étroit avec la direction de l'école
-Le suivi administratif des actions financées par l'école, en liaison avec les responsables administratifs et financiers des composantes et établissement bénéficiaires
-Le conseil administratif et financier à la direction de l'école et à la vice-présidente en charge de la formation
-La conception de tableaux de bord et de rapports administratifs et financiers
-La coordination des réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure
-La rédaction et le suivi d'exécution de procédures administratives et de calendriers d'activités
-La rédaction et le suivi de conventions
Participation occasionnelle à des événements en dehors des horaires habituels, dans le cadre de la promotion des formations de premier cycle.

Connaissance, savoir :
-Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publics
-Finances et droit publics
-Droit de la fonction publique et/ou connaissances RH
-La connaissance du fonctionnement du premier cycle & des dispositifs d'orientation et de recrutement en L1, notamment Parcoursup, serait un plus.

Savoir-faire :
-Réaliser des synthèses
-Rédiger des rapports ou des documents
-Préparer et animer une réunion
-Effectuer des présentations orales
-Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
-Concevoir des tableaux de bord et des outils de suivi financier
-Utiliser les outils bureautiques (tableur, traitement de texte, application de diaporama)

Horaires : 36H50 Travail en journée

Compétences

• Superviser les procédures de gestion financière - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Gérer les ressources humaines - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros à 2500,00 Euros sur 12 mois