Charge.e d'accueil-etat civil-communication (H/F)

Sous la responsabilité de la Direction Générale des services et celle du Maire et de ses Adjoints.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public.
- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services.
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité.
- Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation.

- Délivrer les documents administratifs (passeport, carte d'identité, attestation, etc...) Instruire et constituer les actes d'état civil : naissance, mariage, adoption, décès, etc.

- Assurer la communication en mairie, gérer tout ce qui a trait à la communication dans une mairie. Être le lien entre la collectivité locale et ses administrés.
- Accueil

Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
-Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.


Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation : Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier, Tenir les registres de courrier informatique " départ " et " arrivée ", Assurer le traitement des courriers départ. , Mettre sous pli et affranchir, Afficher et diffuser l'information, Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation

Gérer les portages repas : inscription des personnes âgées, tenue du planning hebdomadaire des portage repas, intermédiaire entre les administrés inscrits et le prestataire traiteur, préparation de sacs individuels chaque jour en fonction des menus personnalisés.

- Etat Civil

Gestion et délivrance documents administratifs
- Gérer les demandes de la population, délivrer les documents administratifs (passeport, carte d'identité, attestation, etc...) : 2 jours/5 jours

Gestion des actes d'état civil
- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
- Accueil et renseignement du public
- Établissement des dossiers de mariage
- Tenue administrative des registres d'état civil
- Préparation des mariages
- Délivrance d'autorisations de fermeture de cercueils
- Appréciation du certificat médical en cas de décès

- Communication

- Faire transiter les informations concernant la municipalité aux administrés,
- Mettre à jour le site Internet de la commune
- Mettre à jour l'application " Panneau Pocket "
- Participer à l'élaboration du bulletin municipal

- Missions ponctuelles
- Participer aux élections, recensement de la population

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1780,00 Euros sur 12 mois