Chargé (e) de planification (H/F)

LEXOM est un organisme de formation national en croissance significative et fait partie des plus gros organismes du marché de la formation professionnelle.
C'est une PME qui constitue un groupe solide et fortement implanté dans son univers.

Dans le cadre d'un doublement de poste, suite aux dynamismes économique du Groupe LEXOM, nous recherchons un assistant administratif occupant un poste de chargé de planification. Vos fonctions consisteront à gérer l'organisation matérielle et administrative des formations vendues par la société, en contrôlant la conformité des documents reçus correspondant aux procédures et référentiels qualité, tout en assurant une rentabilité financière des achats.
Ce poste est riche par sa variété des tâches et des relations avec des publics divers. Si vous êtes rigoureux, organisé et que vous avez un bon relationnel alors ce poste est fait pour vous. Une connaissance du monde de la formation serait un plus.
Rejoignez au plus vite l'équipe dynamique du Groupe LEXOM en postulant à cette offre.

Vos missions:
1/ Organisation logistique des formations
- Sélection et négociation salles de formation
- Sélection et négociation location matérielle

2/ Gestion administrative des formations
- Mise à jour des données relatives au client/formateur/stagiaire
- Edition des documents inhérents (convention, convocation, attestation de fin de formation, documents réglementaires)
- Inscription et suivi des stagiaires aux parcours e-learning et options + lien avec les partenaires
- Inscription et suivi des stagiaires sur les plateformes des partenaires dans le cadre des sessions réglementées + lien avec ces partenaires
- Contrôle et validation de la conformité à la Certification Qualiopi des documents transmis/complétés par les formateurs (devis, support de formation, etc.)

3/Suivi et "Solutionnage" des problèmes
- Lien téléphonique/mail quotidien avec l'ensemble des intervenants des sessions de formation : client/stagiaire/formateur/partenaires (salles, location matériel, partenaires réglementaires, etc.) pour gestion des éventuelles problématiques rencontrées, réponses aux interrogations, relances, explications des besoins liés à notre Certification

Compétences recherchées:
- Savoir utiliser un ordinateur
- Maitriser la navigation et la recherche internet
- Maitrise du pack office : Word, Excel
- Savoir émettre des documents contractuels
- Travailler en rythme soutenu
- Savoir prioriser
- Niveau BAC et une expérience sur un poste administratif

Profil recherché:
- Amabilité, sens de l'accueil
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Dynamisme, réactivité
- Travail en équipe
- Gestion des émotions, stress, conflits
- Autonome
- Réactif

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros sur 12 mois