Chargé-e de l'accueil / Assistant-e de gestion administrative (H/F)

Engagée dans une véritable démarche de transition territoriale de responsabilité sociétale autour de son projet de territoire « Oser, Accompagner, Concrétiser », la communauté de communes construit sa dynamique autour de deux axes fondateurs : l'attractivité et le développement du territoire, et la transition écologique. C'est au travers de ces lignes directrices que les services d'OAC participent pleinement à la mise en ?uvre de projets structurants.

CHARGE(E) DE L'ACCUEIL :
- Accueillir, orienter, renseigner le public (accueil physique et téléphonique) ; recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques/courriels ; comprendre les demandes, renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'administration : connaître l'organigramme et les missions des différents services, acquérir des connaissances des services afin d'apporter un premier niveau d'informations
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
- Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information
- Mettre à jour les outils logistiques
- Assurer en lien avec le service communication la mise à jour permanente des supports d'affichage public
- Tenir des registres des appels et des visites
- Être force de proposition pour une amélioration continue du service
- Travail en binôme : nécessité de communiquer, de transmettre les informations pour un suivi efficace des demandes

ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE :
- Réceptionner et transmettre au supérieur hiérarchique les courriers reçus
- Après avis du supérieur hiérarchique : enregistrer et distribuer le courrier dans les services
- Gestion Electronique des Documents (GED) : être force de proposition pour la mise en place du système de GED et déployer l'outil
- Réceptionner les colis et les transmettre au destinataire
- Assurer l'envoi des courriers de toute la collectivité
- Tenir les registres des courriers « entrants et sortants »
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique, traiter et saisir des dossiers, tenir les bases de données à jour, réaliser des publipostages
- Rédiger les procès-verbaux des réunions
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
- Être force de proposition pour une amélioration continue du service
- Mise à jour du site Internet
- Gestion des fournitures administratives : commande, gestion des stocks, distribution
- Assurer la gestion des salles de réunion en interne et les demandes de locations (rédaction des conventions), établissement d'états des lieux, effectuer le contrôle après utilisation des salles, veiller à garder les espaces de réunions propres (lien avec l'entreprise qui réalise le ménage)
- Assurer la gestion des réservations des véhicules : vérifier les réservations, délivrer les clés
- Assurer la continuité de service du secrétariat du développement économique
- Accueillir le public lié à l'action économique de la communauté de communes
- Représenter l'image de la collectivité auprès des partenaires économiques
- Renseigner et orienter le public vers les services/professionnels concernés : identifier, qualifier la demande et apporter l'information de premier niveau aux porteurs de projets économiques
- Apporter un soutien administratif aux services lors de pics d'activité
Qualifications requises (diplômes, formations ) :
Être titulaire du permis B, maîtriser l'outil informatique, la bureautique ; Avoir des connaissances sur l'environnement territorial et ses enjeux et évolutions, et sur la modernisation des outils de communication et de rédaction et les procédures administratives/instances.
Date limite dépôt des candidatures : 15 septembre 2023
Date prévisionnelle d'embauche : 1er octobre 2023
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + participation mutuelle et CNAS.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération rémunération statutaire.