Chargé(e) de gestion des stages (H/F)

Dans le respect des règles définies par la responsable du pôle Stages, il s'agit d'assurer la gestion administrative des stages en France et à l'étranger pour les étudiants , français et étrangers, conformément à la législation et aux procédures en vigueur dans l'école. Ce poste s'inscrit dans la stratégie et dans le cadre de sa visibilité internationale, et du développement de l'expérience de l'étudiant, quel que soit son campus.

Mission 1 : Gestion administrative des stages en France et à l'étranger
- Validation et suivi des fiches de mission ;
- Gestion et suivi des conven9ons de stage et avenants en conformité avec la législation et les procédures en vigueur
- Accompagnement des étudiants internationaux dans leurs démarches auprès des instances françaises (CPAM...), interface avec les instances compétentes ;
- Information et vérification des couvertures d'assurance des étudiants nécessaires dans le cadre de leur stage avant l'intégration en entreprise ;
- Gestion des absences en entreprise ;
- Gestion des bourses Grand Est ;
- Élaboration et gestion de tableaux de suivi des stages en France et à l'étranger par diplôme ;
- Relecture des livrets de stage pour chaque programme ;

Mission 2 : Accueil, information et accompagnement
- des étudiants : sur la législation en vigueur, les règlements de stages, les procédures à suivre, les documents préalables à fournir avant toute signature de convention de stage, les couvertures sociales des étudiants étrangers en France... ;
- des entreprises : sur l'état d'avancement du traitement des dossiers des étudiants, les procédures à suivre... ;
- des professeurs : remise des copies des fiches d'évaluation, synthèse, évaluation, auto- évaluation sur demande, renseignements sur les dossiers des étudiants dont ils assurent le tutorat ;
- Exploitation et analyse des fiches d'évaluation et de synthèse des étudiants ;
- Gestion des enquêtes stages auprès des étudiants et des entreprises ;

Mission 3 : Collaboration au développement des outils digitaux
- Contribution à l'évolution de l'outil de gestion automatisée des stages : amélioration des fonctionnalités et résolution des bugs identifiés en lien avec le service du numérique. Exploitation et analyse des fiches d'évaluation et de synthèse des étudiants

Mission 4 : Autres projets
Soutien à la coordination de la correction des rapports de stage L'élabora9on et le suivi des bons de commandes et factures du service. Soutien au service carrières et stages

Profil recherché
- BAC +2 (BTS/DUT) dans l'assistanat
- Expérience souhaitée : première expérience professionnelle dans la gestion administrative
- Niveau anglais B2, un test en distanciel sera effectué afin de valider cet attendu.

Compétences :
- Techniques d'accueil physique et téléphonique
- Techniques d'organisation (organiser son travail, gérer les priorités, classement...)
- Anglais - B2
- Connaissance de la règlementation sur les stages (idéalement)
- Techniques de gestion de conflit (RPS)
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Communiquer en s'adaptant aux différents interlocuteurs internes ou externes
- Maîtriser les outils bureautiques standards et les applications spécifiques
- Maîtriser le Français (orthographe et syntaxe)
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Réparer son travail en fonction des contraintes, des besoins et des priorités
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Trouver rapidement l'information
- Instruire et suivre des dossiers (conventions de stage)

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Adapter un dispositif de formation selon les évolutions pédagogiques, sociales, économiques et techniques - Souhaité
• Animer, coordonner une équipe - Souhaité
• Piloter une activité - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 27000,00 Euros à 30000,00 Euros sur 12 mois