Chargé(e) d'accueil et aide administrative (H/F)

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.

Intitulé du poste : Chargé(e) d'accueil physique et téléphonique des agents - Aide administrative
Horaires : 8h30-16h ou 9h30-17h soit 7h30/jour (incluant un temps de repas de 30 minutes) en alternance avec son binôme.

DESCRIPTION DE LA DIRECTION

Le service Formation Continue gère les formations du personnel médical et non médical du GHU Paris psychiatrie & neurosciences. Il assure également une mission de conseil et d'orientation professionnelle auprès des services et agents demandeurs. Il gère également une partie des stagiaires accueillis au sein de l'établissement.

Depuis mars 2019, il est situé à Porte de Montreuil. Le service dispose de 4 salles de formation pour accueillir les groupes. L'équipe est composée de 14 agents : 1 responsable de la Formation Continue, 2 adjointes à la responsable, 1 conseillère en évolution professionnelle (sur le site Sainte-Anne), 1 référente des stages, 7 assistant(e)s de formation et 2 agents d'accueil.



DESCRIPTION DU POSTE

Le/La Chargé(e) d'accueil a pour missions :

L'accueil physique et téléphonique des agents ;
Leur orientation vers les gestionnaires des pôles ou vers les différents dispositifs de formation,
La distribution des courriers/colis de la journée,
L'accueil des intervenants des organismes et de leur accompagnement dans les salles de formation (Porte de Montreuil).


MISSIONS

Accueil, information et orientation des agents de la Formation continue

Accueil, information et orientation des agents en fonction des demandes (indications générales sur les différents dispositifs de formation et/ou orientation vers la gestionnaire FC)
Rappel des procédures et des réglementations à respecter par tous les acteurs et interlocuteurs de la FC (feuilles de présence, fiches dévaluation à récupérer en fin de session de formation)
Explication de l'organisation de la Formation continue au sein du GHU avec indication des différents temps des inscriptions et des différentes procédures.
Accueil des intervenants (organismes de formation)

Accueil et orientation des intervenants, remises des documents (feuille d'émargement et fiche d'évaluation) ainsi que la transmission des consignes
Préparation des salles de formation

Vérification du matériel nécessaire à l'accueil des organismes et des stagiaires (vérification la veille des feuilles d'émargement, vérification des PC pour s'assurer de leur bon fonctionnement etc..).


PROFIL

Diplôme de niveau 4 (Baccalauréat) (cf. Répertoire des métiers de la Fonction Publique Hospitalière).

Savoir-faire :

Utilisation de logiciels en lien avec la fonction d'accueil (GESFORM, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d'une manière générale, aisance vis-à-vis des outils informatiques,
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,
Gérer les émotions, son stress,
Identifier/Analyser des situations et définir les priorités,
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
Reformuler une demande (d'information, de renseignement etc ), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle)
Renseigner en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes,
Se repérer et s'orienter dans l'espace,
La connaissance du secteur de la Santé et du droit de la formation dans la Fonction Publique Hospitalière serait un plus,

Savoir être :

Sens de l'accueil et de la communication indispensable,
Goût du travail en équipe,
Capacité à hiérarchiser les tâches en fonction, des priorités,
Faculté d'adaptation.



OBLIGATIONS PROFESSIONNELLES

Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement,
Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d'hygiène en vigueur,
Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions,

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2200,00 Euros à 2201,00 Euros sur 12 mois