Chargé-e d'accueil/d'accompagnement des étudiants internationaux (H/F)

UNIVERSITE CLERMONT AUVERGNE :
L'université Clermont-Auvergne (UCA) est une université française située en Auvergne (région Auvergne-Rhône-Alpes), et dont le siège est à Clermont-Ferrand. Elle est fondée le 1er janvier 2017 par la fusion des deux précédentes universités auvergnates, les universités d'Auvergne (Clermont-I) et Blaise-Pascal (Clermont-II).

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'Etablissement Public Expérimental (EPE) Université Clermont Auvergne (UCA), est né le 1er janvier 2021. Il a vocation à soutenir le développement d'une grande université de formation et de recherche à dimension internationale, fortement connectée à son environnement territorial et au monde socio-économique. Dans ce contexte, le Pôle « accueil et attractivité internationale », rattaché à la Direction des Relations Internationales et de la Francophonie (DRIF) a pour c?ur de mission de garantir des conditions d'accueil de haute qualité aux publics internationaux afin de contribuer au rayonnement international et à l'attractivité du site universitaire Clermont Auvergne.
Le/La chargé-e d'accueil et d'accompagnement des étudiants internationaux est un-e membre essentiel-le du pôle « Accueil et attractivité internationale » puisqu'il/elle est chargé-e de soutenir et de faciliter l'intégration des étudiants internationaux au sein de l'établissement. Ce poste est basé au Welcome Desk, un point central d'accueil dédié aux publics internationaux. Le/La chargé-e d'accueil et d'accompagnement travaillera en étroite collaboration avec les services de scolarité, les instituts, les associations étudiantes et autres services de l'université.
Il/Elle est placé-e sous la responsabilité hiérarchique du Responsable du Pôle Accueil et Attractivité de la DRIF.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
1. Accueillir et accompagner les étudiants internationaux dans leurs démarches
- Faire le lien avec les scolarités et les départements sur les problématiques des étudiants internationaux
- Être le point de contact principal pour les étudiants internationaux ayant des questions ou des problèmes liés à leur scolarité et à leur intégration au sein de l'université
- Collaborer avec les services de scolarité et les départements pour résoudre les problématiques spécifiques des étudiants internationaux tels que les inscriptions, les choix de cours, les démarches administratives, etc.
- Informer les étudiants internationaux sur les procédures académiques, administratives et les services disponibles à l'université de Clermont Auvergne
- Assister les étudiants internationaux dans la constitution et la soumission de leurs dossiers administratifs (visa, titre de séjour, droit du travail, )
- Assurer le suivi des mobilités entrantes encadrés (gestion des chambres CROUS / Répondre aux questions des publics / échanges avec les partenaires, )

2. Assurer l'animation et le bon fonctionnement du Welcome desk
- Recruter et encadrer l'équipe de vacataires chargée de l'accueil, en veillant à la qualité du service fourni
- Mettre en place des procédures et des standards d'accueil pour optimiser l'expérience des visiteurs
- Gérer les plannings et les ressources nécessaires pour le bon fonctionnement du Welcome Desk
- Assurer le suivi des indicateurs de performance et proposer des améliorations constantes
- Assurer la formation continue des étudiants pour qu'ils puissent fournir des informations précises et à jour aux étudiants internationaux et aux enseignants-chercheurs

3. Mettre en ?uvre les dispositifs et les évènements en lien avec la structure Welcome Desk
- Coordonner les projets liés au Welcome Desk notamment assurer la mise en ?uvre du Welcome Day et du mois de l'Accueil
- Gérer et assurer le suivi du Buddy Program (programme de parrainage international)

4. Assurer des permanences d'accueil au sein du Welcome Desk
- Accueillir les étudiants internationaux et répondre à leurs questions de manière amicale et professionnelle
- Fournir des informations sur les services offerts par l'université et les ressources disponibles pour les étudiants internationaux
- Orienter les étudiants vers les services appropriés tant au sein de l'établissement que sur le territoire.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Connaissance des textes règlementaires - Souhaité
• Connaissance du système éducatif français - Souhaité
• Connaissance en matière de coopération internation - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération INM 390 soit 1919,88 € brut mensuel