Chargé de relation aux usagers (H/F)

Au sein du pôle aménagement et développement du territoire (PADT), placé(e) sous la responsabilité du directeur de pôle, vous êtes l'interlocuteur privilégié des usagers et vous apportez une assistance administrative aux différents services du pôle.

Les missions d'accueil et relations aux usagers :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'ensemble du Pôle
- Identifier la demande pour l'orienter et l'accompagner
- Enregistrer les réclamations des usagers et les transmettre pour traitement au service concerné (interne ou externe)
- Apporter des informations/réponses de premier niveau aux usagers relatives aux différents secteur d'activité du pôle (cadre de vie, urbanisme, service économie...)
- Développer une démarche qualité de la gestion de la relation des usagers et des différentes demandes et veiller à sa mise en application au quotidien
- Assurer la transmission des demandes aux différents services du pôle (cadre de vie, urbanisme, service économie...) et assurer la les réponses écrites aux usagers une fois les demandes traitées

Les missions de secrétariat du PADT :
- Réception et enregistrement des dossiers ADS (PC, DP, PA...), DAACT, DOC
- Rédaction des DT/D.I.C.T. et des arrêtés de circulation-stationnement. enregistrement sur Lyvia et webdelib.
- Gérer et suivre les demandes et les contrats d'assurance
- Superviser avec les responsables de service les plannings de congés, les visites médicales des agents pour assurer la continuité du service public
- Assurer la gestion du courrier, le classement des dossiers, le gestion de l'espace documentation et l'affichage légal des informations (arrêtés, enquêtes publiques..)
- Gestion du planning de rendez-vous des agents du pôle
- Assurer la continuité de service en cas d'absence de l'assistante de Direction

Profil recherché :
- Connaissance de l'environnement territorial et des compétences des collectivités locales
- Expérience administrative dans le secteur technique et/ou urbanisme appréciée
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur...) et techniques de secrétariat (prise de notes, compte rendus...)
- Pratique des logiciels métiers GRECO-LYVIA-TOODEGO-DICT-webdélib apprécié
- Savoir élaborer et gérer des tableaux de bord et les outils de planification
- Qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Capacités de travail en autonomie et esprit d'initiative
- Bonnes qualités relationnelles et sens du service public
- Travail en équipe et transversalité

Poste à temps complet :
3 cycles de travail hebdomadaires :
- 35h (sur 5 jours ou 4,5 jours)
- 37h (sur 5 jours ou 4,5 jours) + 13 RTT
- 38h (sur 5 jours) + 18 RTT

Lieu de travail : CATEM - 57, rue des brosses - 69780 MIONS

Avantages sociaux : participation employeur prévoyance/mutuelle - Adhésion CNAS - Restaurant municipal

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1944,00 Euros à 2300,00 Euros sur 12 mois