CHARGE DE PROTOCOLE (H/F)

Grande école militaire de formation initiale des officiers de l'Armée de l'air et de l'espace, est depuis le 1er janvier 2019 un Établissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel-Grand Établissement (EPCSCP-GE).

Affecté au sein du bureau protocole, le chargé de protocole devra préparer, organiser, coordonner et conduire les événements liés au général sous la supervision du chef de cabinet.
Le titulaire du poste sera en charge :
- Animer le réseau de contacts du service protocole et mise à jour la base protocolaire pour en extraire des listes d'invités adaptées au type de manifestation à proposer au chef de cabinet ;
- veiller au respect du cérémonial, de son application et gérer les récipiendaires/voix off pour les cérémonies en lien avec l'autorité et les cérémonies mensuelles des couleurs ;
- gérer les invitations, contribuer à l'organisation, accueillir et accompagner les invités dans le respect des règles protocolaires à l'occasion des évènements en lien avec l'autorité ;
- gérer et suivre les invitations protocolaires reçues par l'autorité et procéder à la gestion d'une représentation si nécessaire ;
- contribuer à l'organisation, suivi des déplacements protocolaires de l'autorité avec la réalisation du livret de déplacement protocolaire en lien avec le secrétariat particulier ;
- préparer les plans de table pour les réceptions aux mess et à la résidence, préparer et mettre en place les plans de salles et le livre d'or lors des réceptions ;
- contribuer à l'organisation des conférences en lien avec la cellule culturelle et le bureau des relations extérieures et accueillir les autorités à cette occasion ;
- gérer les cadeaux protocolaires et proposer des nouveaux vecteurs de notoriété de niveau prestige, en assurer la réalisation, la diffusion et le suivi ;
- veiller à la confection de cartes de v?ux (en collaboration avec le bureau relations extérieures), aux envois et retours des cartes et des calendriers en fin d'année.

Conditions particulières au poste :
Bonnes connaissances des usages protocolaires et du domaine militaire.
Titulaire du permis B
Travail en heures non ouvrables, week-end et jours fériés
Port de charges lourdes

Expérience souhaitée dans le domaine de l'événementiel.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Organisation d'évènements professionnels - Souhaité
• Organiser la logistique d'un événement - Exigé
• Organiser, coordonner un événement - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Répondre aux attentes d'un client - Souhaité
• Recueillir et analyser les besoins client - Exigé
• Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires - Souhaité
• Informer, renseigner, orienter une personne sur le site - Souhaité
• Connaissances des usages protocolaires - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Annuel de 22800,00 Euros sur 12 mois