Chargé de mission Finances et Opérations (H/F)

PSE- Ecole d économie Paris est une Fondation de coopération scientifique reconnue comme un pôle d excellence d envergure internationale dans le domaine de la formation et de la recherche en sciences économiques. Elle mène ses programmes en partenariat avec des acteurs prestigieux du monde académique français et des partenaires privés.
La fondation est une structure jeune et en forte croissance.

Environnement
J-PAL Europe cherche à recruter un nouveau membre de son équipe Finances et Opérations pour contribuer à sa mission de promotion des politiques fondées sur des données probantes à travers l'Europe. Ce poste sera basé dans nos bureaux à l'Ecole d'Economie de Paris.
L'équipe Finances et Opérations de J-PAL Europe soutient la mission de J-PAL qui consiste à traduire efficacement les recherches menées par les affiliés de J-PAL en politiques concrètes de réduction de la pauvreté dans le monde entier. Nous cherchons à recruter des personnes qui combinent un fort intérêt pour la mission d'éclairer les politiques sociales et de développement, avec de solides capacités administratives et organisationnelles.
Le ou la Chargé(e) de mission Finances et Opérations fournit un soutien financier et administratif au sein de la verticale Finances et Opérations. Sous la supervision du Manager administratif de J-PAL Europe, le collaborateur Finances et Opérations apporte un soutien opérationnel crucial en matière d'organisation et de gestion financière.

Poste
Soutien opérationnel et financier (40%)
En coordination et en collaboration avec nos institutions partenaires (PSE, PSL, ENS) :
- Participe au fonctionnement efficace, efficient et professionnel du bureau J-PAL Europe.
- Traite, répond et résout les remboursements généraux simples et les achats.
- Apporte son soutien à l'organisation d'événements (conférences, formations, réunions, etc.), notamment en réservant des vols et des hébergements, et en traitant avec des prestataires externes (traiteurs, traducteurs, etc.).
- Met à jour les manuels et les procédures selon les instructions du manager administratif.
- Contrôle et vérifie les dossiers comptables.
- Rapproche les états comptables et signale les écarts. Vérifie les achats par carte bancaire par rapport aux relevés et conserve les dossiers appropriés.
Soutien administratif aux RH (30%)
Le ou la Chargé(e) de mission contribue à rationaliser les processus RH et à assurer une communication fluide entre le département RH, les employés et les autres secteurs de l'organisation :
- Soutien au recrutement : Aide au processus de recrutement en planifiant les entretiens, en coordonnant la communication avec les candidats et en gérant les systèmes de suivi des candidats.
- Intégration des nouveaux employés : Prépare le matériel d'accueil et l'équipement informatique, coordonne les séances d'orientation et veille à ce que les nouveaux employés disposent des documents et des informations nécessaires.
- Accompagnement du personnel quittant l'entreprise : Prépare les documents d'intégration, coordonne les entretiens de départ, restitue le matériel informatique, les badges et les clés, désactive les comptes, etc.


Soutien à la gestion des subventions (20 %)
- Traite les aspects financiers non complexes de la gestion des subventions, tels que la soumission des factures, des rapports de remboursement des frais de voyage, le traitement des livrables et des demandes de prolongation sans frais, l'établissement des subventions ; peut également contribuer à la clôture des sous-subventions.
- Traite les honoraires et les paiements au conseil scientifique des Initiatives.
- Saisit les données sur SalesForce - Foundation Connect.
Secrétariat de l'Institutional Review Board (IRB) de PSE (10 %)
- Fournit un soutien administratif dans le cadre du processus d'examen éthique de l'IRB.

Profil
Diplômé d'études supérieures Bac + 2 minimum, vous avez au moins 2 ans d'expérience dans un domaine connexe. Maîtrise du français (langue maternelle), excellente maîtrise de l'anglais (parlé et écrit) : dans les deux langues, l'expression écrite doit être précise et l'expression orale claire et assurée (réunions internes, discussions avec des partenaires) ; la connaissance d'une autre langue européenne serait un atout.

Horaires : 35H Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 30000,00 Euros sur 12 mois Selon profil et e