CHARGE D'ACCUEIL ET SECRETARIAT (H/F)

Établissement hospitalier et médico-sociale convention collective FEHAP 1951 - 500 salariés

La Fondation Edith Seltzer recrute en CDI temps plein un/une chargé d'accueil et secrétariat pour le CSAPA et les ACT.
Le poste est à pourvoir à compter du 20 octobre 2023 et est basé sur Briançon.

Le CSAPA (Centre de Soins, d'Accompagnement et de Prévention en Addictologie) propose un accompagnement à toute personne souhaitant aborder les problèmes liés aux conduites addictives, consommateur comme l'entourage.
Il est rattaché fonctionnellement au Pôle sanitaire de la Fondation Edith Seltzer.

Le chargé d'accueil et secrétariat travaille au sein d'une équipe répartie sur le briançonnais, est chargée du premier accueil et assure un recueil minimal d'informations utiles pour une orientation adaptée de l'usager auprès des intervenants du CSAPA ou vers des prestataires extérieurs.

Les ACT (Appartements de Coordination Thérapeutique) sont une structure médico-sociale, qui a pour mission l'hébergement à titre temporaire de personnes atteintes de pathologies chroniques, en situation de fragilité sociale et de précarité. Les résidents des ACT bénéficient d'un accompagnement et d'une coordination médico-psycho-sociales adaptés et continus.

Vous travaillez au sein d'une équipe pluridisciplinaire. Le poste est basé sur Briançon mais vous pouvez être amenée à vous rendre à Gap pour des rencontres d'équipe.

Le poste se définit autour de 4 missions principales :
ACCUEIL /ECOUTE : Vous réalisez un premier accueil téléphonique ou physique des usagers du CSAPA et des résidents ACT Briançon. Il est primordial que cet accueil soit de qualité. La secrétaire saura s'adapter à la situation de chacun, avec bienveillance et sans jugement. Ce temps permet d'avoir une connaissance globale de la situation des usagers et des résidents et de les orienter vers l'un des membres des équipes pluridisciplinaire du CSAPA et des ACT.

INFORMATION et ORIENTATION : vous renseignez les personnes accueillies sur les dispositifs internes à la Fondation et sur l'offre existante sur le territoire haut-alpin correspondant à leur demande. Vous évaluez en première intention les situations, que vous réorientez selon les besoins vers les professionnels de l'équipe médicosociale (par exemple parents cherchant un accompagnement pour son enfant mineur...).

SECRETARIAT : vous êtes en charge de la
- Gestion du cahier de transmission téléphonique
- Gestion des agendas partagés des différents intervenants sur Outlook
- Dactylographie des courriers divers
- Réception et distribution du courrier
- Mise en page de documents
- Commande et gestion des stocks des fournitures de bureau et des divers imprimés
- Rédaction des comptes rendus de réunions
- Suivis et formalisation des indicateurs d'activité
- Gestion des dossiers dématérialisés des résidents ACT

MISSION COMPLEMENTAIRE : ponctuellement vous serez amené à vous déplacer à Gap aux ACT selon les besoins définis avec votre responsable. Au sein du CSAPA, vous serez sollicitée pour tenir des stands d'information avec les autres membres de l'équipe.

Qualités :
- Bonnes capacités relationnelles
- Sens de l'organisation et adaptation à la charge de travail
- Bonne expression orale et écrite
- Travail en équipe

Horaires : du lundi au vendredi en journée
FORMATION / EXPERIENCE
- Secrétariat médicosociale souhaitée
- Maitrise Word/Excel/Outlook
- Expérience dans le secteur social et/ou médico-social
- Permis B

AVANTAGES PROPOSES
- Situation d'hébergement possible
- Mutuelle, restaurant d'entreprise
- CSE avantageux (chèques vacances, chèques Noël, location vacances, billetterie, Avantages commerces, Abonnement sportifs )
- Démarche Qualité de Vie au Travail

Votre candidature (CV + Lettre de motivation) est à adresser à d'Emilie KREMER, responsable ACT et Mireille JOANNY, cadre de santé, CSAPA, par mail à l'adresse suivante : recrutement.seltzer @fondationseltzer.fr

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Selon CCN FEHAP 5