Asssitant administratif pour les formations par apprentissage (H/F)

La recherche, la formation et le transfert de technologie sont les trois missions de l UTT. Créée en 1994, l UTT fait aujourd hui partie des dix plus importantes écoles d ingénieurs françaises. Elle forme chaque année 3000 étudiants, de post-bac à bac+8 avec le concours de 168 enseignants et enseignants-chercheurs, 220 personnels administratifs et techniques, 90 personnels financés sur contrats de recherche. Le budget réalisé de l UTT, pour 2022, s élève à 46 M?, dont 32 M? de masse salariale.

Contexte et environnement de travail :
La Direction de la Formation Continue et de l'Apprentissage (DFCA), intégrée à la Direction des Relations Entreprises (DRE) de l'UTT, est composée de 17 membres en charge de la mise en ?uvre des actions de formations en apprentissage et en statut formation continue sur des dimensions promotionnelles des formations, d'accompagnement des candidats à la recherche d'entreprise, de la relation aux entreprises, des aspects de suivi administratif, contractuel et financier des contrats. Ce service travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des services généraux de l'UTT ainsi que la Direction à la Formation et à la Pédagogie (DFP) et les Programmes de formation.

Missions de l'agent :
Sous l'autorité de la responsable administrative et financière du Centre de Formation d'Apprentis (CFA), l'assistant.e accompagne la mise en ?uvre des formations par apprentissage et contrats de professionnalisation dans l'ensemble des programmes de formation ainsi que de la gestion des contrats de professionnalisation. Pour ce faire, sa mission est de travailler en étroite interaction avec la DFCA, la DFP et notamment les programmes de formation, l'équipe administrative du CFA et le Bureau d'Aide à l'Insertion Professionnelle (BAIP).

Activités principales :
- Interagir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs)
- Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service en lien avec les formations en apprentissage et en formation continue (gestion des candidatures, contractualisation, facturation, saisie des emplois du temps sur les outils, référent(e) du suivi des livrets d'apprentissage, gestion des ordres de mission)
- Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations dans un ou des domaines de spécialité, comme la centralisation des calendriers d'apprentissage et les données nécessaires à chacune des formations pour le passage en instances (Conseil des Etudes/Conseil d'Administration)
- Participer à l'organisation des réunions d'information des publics alternants et tuteurs, des journées de rentrée, des salons, des journées portes ouvertes en contribuant notamment à l'élaboration des supports de communication dédiés
- Alimenter des bases de données et tableaux de bord, répondre aux enquêtes, réaliser un reporting de son activité, rédiger des comptes rendus
- Formaliser divers documents relatifs au périmètre de l'activité et en assurer sa mise à jour
- Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations

Compétences essentielles du poste :
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Connaissance de la réglementation, des dispositifs de financements de l'apprentissage et de la formation professionnelle continue, cadre et fonctionnement d'un CFA
- Méthodes et outils d'aide à l'orientation
- Droit de la formation
- Diversité des publics
- Techniques documentaires
- Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire opérationnels
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- S'exprimer de façon claire et concise
- Rédiger des documents simples d'information et de communication
- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique (excel, word, powerpoint, teams ). Faire preuve d'une grande adaptabilité pour l'utilisation des systèmes d'information utilisés à l'UTT.
- Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
- Rédiger des documents d'information et de communication

Compétences associées
- Méthodologie et rigueur
- Autonomie
- Sens rel ationnel et sens de l'accueil
- Capacité d'écoute
- Esprit d'équipe

LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE

Horaires : 38H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Contrôler la conformité des données ou des documents - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Corriger et mettre en forme un document - Exigé
• Numériser des documents, médias ou supports techniques - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Anglais - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1950,00 Euros sur 12 mois