Assistante(e) administratif(ve) enfance jeunesse H/F

Vos missions :
- Assistance administrative des services du pôle enfance jeunesse : saisie, envois courriers et documents, mise sous plis, copies, archivage, etc., mise à jour des bases de données, distribution des dossiers d'inscriptions des accueils de loisirs ou autres activités/stages et renseignements sur les disponibilités en lien avec l'équipe enfance jeunesse, inscriptions aux animations .

Plus spécifiquement pour l'accueil de loisirs :
o Accueil physique et téléphonique des familles
o Gestion de la boîte mail de l'accueil de loisirs et suivi des correspondances aux
familles
o Gestion des inscriptions au service Enfance Jeunesse
- Assurer les inscriptions au service (aide à l'élaboration des documents d'inscription : saisie et mise en forme, distribution des dossiers d'inscriptions aux ACM ou autres activités/stages et renseignements sur les disponibilités, traiter les dossiers familles, instruire les inscriptions, saisir informatiquement les inscriptions, mettre à jour les bases de données et suivre les correspondances)
- Préparer les dossiers administratifs des enfants
- Aider à la préparation des documents nécessaires au bon fonctionnement du
service
- Veiller à la transmission des informations au sein de service
- Aider au développement et à la gestion du futur portail familles
o Suivi administratif des équipes de travail
- Rédiger les contrats de travail du personnel saisonnier
- Préparer les dossiers du personnel
o Facturation aux familles
- Vérifier les pointages - Assurer la facturation aux familles - Faire les
attestations aux familles
o Classement et archivage des dossiers d'inscription et autres documents
- Assistance comptable : assurer les commandes de fournitures et matériel du service - aider
aux traitements des factures avant transmission en comptabilité et au suivi des dépenses -
classement des factures
- Assistance communication : communiquer les informations générales des services enfance,
jeunesse auprès des familles ; transmettre les articles de presse aux correspondants ; veiller
aux informations diffusées sur le site de la Communauté de Communes ainsi que sur les
réseaux sociaux et les mettre à jour
- Logistique : aide à la préparation des réunions, manifestations, fêtes et cérémonies

Travail très occasionnel demandé pour de l'assistance sur des manifestations le samedi ou en soirée

Poste à pourvoir dès que possible - candidature à adresser avant le 06/10/23

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Connaissance des processus administratifs - Exigé
• Connaissance du domaine d¿activité petite enfance, - Exigé
• Connaissance du fonctionnement des collectivités - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon experience